Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na lipiec 2025 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Zapoznaj się  z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w lipcu 2025 r.

Pod terminarzem znajdziecie zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2025.

Sprawdźcie także sekcję: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na lipiec 2025 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w lipcu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Kiedy karty lunchowe / posiłki są wolne od składek ZUS – interpretacja ZUS z 25-6-2025 r. – DI/200000/43/597/2025:

„(…) Z dniem 1 września 2023 r. uległ zmianie § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z nowego brzmienia przepisu wynika, że z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Treść przepisu § 2 ust. 1 pkt 11  ww. rozporządzenia obejmuje m. in. swym zakresem wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych. Wartość kart przedpłaconych może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) lub handlowych.

Nie podlegają natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bony, talony, kupony czy karty przedpłacone uprawniające do zakupu produktów spożywczych w ogólności, z uwagi na fakt, iż zgodnie z ww. rozporządzeniem posiłki mają być gotowe do spożycia (gotowe posiłki i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do spożycia).

Pojęcie placówki handlowej należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najistotniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferujące za nie klientom posiłki.

Tym samym, skorzystać z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia, nie mogą bony, kupony, talony czy karty przedpłacone, które są przeznaczane nie tylko na zakup goławych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale również na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol czy tytoń.

Pozostałe przesłanki to brak ekwiwalentności świadczeń – brak możliwości wymiany na gotówkę (z wykorzystaniem karty nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.) oraz zachowanie limitu 450 zł miesięcznie.

Podstawy wymiaru nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia, przedsiębiorca winien zastosować rozwiązania mające na celu zminimalizowanie ryzyka nadużyć oraz zapewnienie prawidłowości wydatkowania środków na posiłki zgodnie z przepisami prawa.

Aby dany przychód uzyskany przez pracownika mógł być zwolniony z podstawy wymiaru składek to na zainteresowanym spoczywa ciężar udowodnienia istnienia przestanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia. Ma to szczególne znaczenie, biorąc pod uwagę, że rozporządzenie przewiduje wyjątki od generalnej zasady uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe każdego przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, w mysi art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Z treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji wynika, że Przedsiębiorca zamierza wprowadzić szereg środków i rozwiązań praktycznych związanych z wydatkowaniem środków w ramach kart lunchowych, w celu prawidłowego ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, wyłącznie na nabycie posiłków gotowych do spożycia.

Przedsiębiorca w przedmiotowej sprawie opisał szereg narzędzi, które mają zabezpieczyć prawidłowe (zgodne z prawem) wydatkowanie środków na posiłki, a tym samym zrealizowanie normy przepisu § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)”.