Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na maj 2026 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Zapoznaj się  z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w maju 2026 r.

Pod terminarzem znajdziesz zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2026.

Sprawdźcie także sekcję: Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na maj 2026 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w maju, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• pobrać zwolnienia lekarskie z ZUS PUE;

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Od 1 maja 2026 r. staż pracy po nowemu także w podmiotach prywatnych – wyjaśnienia PIP

Nowe przepisy pozwalają uzupełnić pracowniczy staż m.in. o okresy pracy na zlecenie czy prowadzenia własnej działalności. Stosując je w okresie przejściowym, należy pamiętać o różnicy między stażem ogólnym i zakładowym, zasadach ustalania daty nabycia uprawnienia oraz wynikającego z tego początku biegu okresu przedawnienia.

Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) wprowadziła znaczące zmiany w sposobie ustalania stażu pracy, od którego uzależnione są liczne uprawnienia pracownicze. Dodany do Kodeksu pracy art. 302¹ rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu zatrudnienia m.in. o okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej czy współpracy przy tej działalności.

Pracodawcy należący do sfery budżetowej mierzą się już z przepisami tzw. ustawy stażowej od stycznia 2026 r. Podmioty prywatne muszą je stosować od maja 2026 r.

Zmiany wprowadzone nowelizacją mogą wpływać przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość dodatku stażowego czy prawo do nagrody jubileuszowej. Ale mogą one też mieć znaczenie przy nabyciu szczególnych uprawnień, takich jak dodatkowy urlop dla pracowników ze stopniem niepełnosprawności czy wysokość odprawy pośmiertnej. Istotne są ponadto przepisy przejściowe zawarte w art. 6-9 ustawy nowelizującej, które rozstrzygają o momencie nabywania i realizacji konkretnych uprawnień. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, że przepisy przejściowe art. 6-9 dotyczą pracowników pozostających w zatrudnieniu w chwili rozpoczęcia obowiązywania nowych regulacji. Regulacje przejściowe ze swej natury odnoszą się do określonego wycinka czasowego i mają na celu uregulowanie skutków zdarzeń faktycznych od momentu wejścia w życie ustawy do czasu wyraźnie wskazanego w jej treści. W przypadku omawianej nowelizacji okres ten wynosi 24 miesiące.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych już po wejściu w życie ustawy zastosowanie znajdować będą założenia ogólne wynikające z przepisów Kodeksu pracy w nowym brzmieniu, bez konieczności odwoływania się do mechanizmów przejściowych. Oznacza to, że ich sytuacja będzie oceniana na podstawie aktualnie obowiązujących zasad ustalania stażu pracy, bez potrzeby rekonstruowania skutków wcześniejszego stanu prawnego.

Nie tylko ustawa

Nowe zasady ustalania stażu pracy przedstawiamy przez pryzmat typowych przypadków dotyczących pracowników zatrudnionych w administracji publicznej. Regulacje są nowe, nie ma utrwalonej linii orzeczniczej, a stanowiska ekspertów pozostają niejednolite, zwłaszcza w odniesieniu do nagród jubileuszowych i skutków przepisów przejściowych. W tej sytuacji punktem odniesienia jest aktualna wykładnia resortowa, wynikająca z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Choć nie stanowi ona źródła prawa powszechnie obowiązującego, w praktyce wyznacza kierunek stosowania nowych regulacji.

Nowych zasad zaliczania stażu pracy nie można przy tym analizować w oderwaniu od regulacji wykonawczych i przepisów wewnątrzzakładowych, które konkretyzują sposób na bywania, ustalania i wypłaty świadczeń zależnych od stażu. Ustawa nowelizująca nie uchyla bowiem ani nie zastępuje dotychczasowych regulacji szczególnych odnoszących się do uprawnień pracowniczych, lecz ingeruje wyłącznie w sposób ustalania stażu pracy jako przesłanki ich nabycia.

Każda analiza skutków doliczenia nowych okresów do stażu powinna być zatem dokonywana z uwzględnieniem przepisów szczególnych właściwych dla danego pracodawcy lub grupy zawodowej. Tego rodzaju regulacje mogą wynikać za równo z aktów wykonawczych, jak i z autonomicznych źródeł prawa pracy. Przykładowo w jednostkach samorządu terytorialnego znaczenie mają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1638), określające m.in. zasady nabywania prawa do nagród jubileuszowych i sposób ich wypłaty. Z kolei u innych pracodawców kluczową rolę mogą odgrywać regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe pracy czy wewnętrzne regulacje płacowe. Z tego względu przedstawianych przykładów nie należy interpretować w oderwaniu od tych regulacji, lecz każdorazowo trzeba się odnieść do właściwych przepisów wykonawczych lub zakładowych, które współkształtują zakres i sposób realizacji uprawnień zależnych od stażu pracy.

Dodatek stażowy

Najbardziej bezpośrednie i relatywnie najmniej sporne zastosowanie praktyczne na gruncie uprawnień o charakterze stażowym ma dodatek za wieloletnią pracę. Jak wynika z art. 6 ustawy nowelizującej w związku z art. 302¹ k.p., doliczenie nowych okresów aktywności zawodowej wpływa na wysokość dodatku stażowego od momentu nabycia uprawnienia, jednak nie wcześniej niż od daty granicznej określonej w przepisach przejściowych – tj. u pracodawców z sektora finansów publicznych od 1 stycznia, a u pozostałych od 1 maja 2026 r.

Przykład: Pracownik urzędu przedłożył w marcu 2026 r. dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy aktywności zawodowej wliczane do stażu pracy. Po ich uwzględnieniu okazało się, że na 1 stycznia 2026 r. jego łączny staż pracy wynosił 14 lat, podczas gdy dotychczas przyjmowano 9 lat stażu. Zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy oznacza to przejście z progu dodatku w wysokości 9% do 14% wynagrodzenia zasadniczego. Pracownik nabył prawo do wyższego dodatku od 1 stycznia 2026 r. Pracodawca ma obowiązek wypłacić wyrównanie za okres od tej daty do momentu przeliczenia świadczenia, niezależnie od tego, że dokumenty zostały złożone w późniejszym terminie. Moment ich przedłożenia ma bowiem znaczenie dowodowe, a nie konstytutywne dla powstania prawa.

Przykład: Po przeliczeniu stażu pracownika okazało się, że na 1 stycznia 2026 r. posiadał 14 lat stażu, natomiast kolejny próg stażowy (15 lat) osiągnie w maju 2026 r. W takim przypadku wyrównanie dodatku powinno nastąpić dwuetapowo:

• za okres od 1 stycznia do 31 maja 2026 r. w wysokości odpowiadającej 14% wynagrodzenia,
• od momentu osiągnięcia kolejnego progu stażowego według stawki właściwej dla 15 lat stażu – choć wyrównanie procentowe będzie przysługiwało w tej samej wysokości, to stawka bazowa do jego obliczenia będzie wyższa.

Doliczenie nowych okresów stażu nie zmienia przy tym ogólnych zasad ustalania momentu nabycia prawa do dodatku w ujęciu miesięcznym. W zdecydowanej większości regulacji płacowych – wynikających zarówno z przepisów wykonawczych, jak i regulaminów wynagradzania – przyjmuje się, że jeśli pracownik osiąga kolejny próg stażowy w trakcie miesiąca kalendarzowego, wyższy dodatek za wieloletnią pracę przysługuje mu od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym osiągnął ten próg. Nowelizacja nie ingeruje w tę technikę ustalania świadczenia. Dotyczy ona wyłącznie sposobu obliczania stażu, a nie zasad wypłaty składników wynagrodzenia.

Przykład: Po doliczeniu nowych okresów okazało się, że pracownik urzędu 18 marca 2026 r. osiągnął 15 lat stażu pracy. Zgodnie z regulacjami płacowymi dodatek stażowy w wyższej wysokości będzie mu naliczany od 1 kwietnia 2026 r., a nie od dnia osiągnięcia progu w trakcie miesiąca. Gdyby z przeliczenia wynikało, że wymagany próg stażowy pracownik osiągnął jeszcze przed 1 stycznia 2026 r., to prawo do odpowiednio wyższego dodatku aktualizowałoby się od daty granicznej wskazanej w art. 6 ustawy nowelizującej (od 1 stycznia 2026 r.), z zachowaniem zasad miesięcznego naliczania obowiązujących u danego pracodawcy.

• W praktyce kadrowej omówione zasady oznaczają konieczność ustalenia trzech elementów:
• rzeczywistego stażu pracy na dzień graniczny po doliczeniu nowych okresów,
• progów dodatku stażowego wynikających z regulacji szczególnych lub zakładowych,
• zasad naliczania dodatku w cyklu miesięcznym.

Dopiero łączne uwzględnienie tych czynników pozwala prawidłowo ustalić zarówno bieżącą wysokość dodatku, jak i ewentualnego wyrównania należnego za okres od dnia, od którego uprawnienie mogło zostać skutecznie zrealizowane zgodnie z przepisami przejściowymi.

Z dalszej części artykułu dowiesz się m.in.:

• jak doliczenie stażu pracy wpłynie na prawo i wysokość nagrody jubileuszowej
• od kiedy biegnie okres przedawnienia roszczenia o nagrodę jubileuszową uzyskaną w wyniku uzupełnienia stażu pracy
• jaki wpływ ma udokumentowany nowy staż pracy na wymiar urlopu wypoczynkowego
• czy uzupełnienie stażu pracy ma wpływ na prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego pracownika z niepełnosprawnością
• na jakie inne uprawnienia może mieć wpływ uzupełnienie stażu pracy
• dlaczego nowo udokumentowany staż pracy nie zawsze spowoduje wydłużenie okresu wypowiedzenia

Cały artykuł jest dostępny w Miesięcznik Państwowej Inspekcji Pracy, nr 4/2026

Źródło: PIP

Wskaźniki / parametry kadrowo-płacowe na 2026 r. (kalkulator)