Zapoznaj się z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w styczniu 2025 r.
Sprawdź także sekcje: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo
Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na styczeń 2025 r.
| 01.01.2025 | – Dzień ustawowo wolny od pracy – Nowy Rok |
| 01.01.2025 | – Wyznaczenie stanu zatrudnienia do celów ustalenia obowiązku tworzenia zfśs w 2025 r. |
| 01.01.2025 | – Dzień, od którego zaczyna funkcjonować obowiązek stosowania przy rozliczeniach płacowych za 2025 r. nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącej w 2025 r. dla pracownika pełnoetatowego 4666 zł brutto.
Od 1 stycznia 2025 r. wzrosła również stawka minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego) – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – do poziomu 30,50 zł brutto. Powyższe wymusza wprowadzenie nowych parametrów do programu kadrowo-płacowego. Podniesienie płacy minimalnej od początku 2025 r. ma wpływ przede wszystkim na: · dodatki za pracę w nocy w 2025 r. · kwoty wolne od potrąceń w 2025 r. · minimalną podstawę wymiaru świadczeń chorobowych w 2025 r. i minimalne stawki dzienne · niektóre odszkodowania i odprawy w 2025 r.
Co ważne: · wzrost płacy minimalnej może wymuszać konieczność przeliczenia wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop (oraz świadczeń wyliczanych jak ww. ekwiwalent). Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy do podstawy ww. świadczeń wchodzą składniki kalkulowane z płacy minimalnej obowiązującej w poprzednim roku (np. dodatki nocne lub za pracę ponadnormatywną). W takim przypadku po podniesieniu minimum płacowego pojawia się konieczność przeliczenia omawianej podstawy; · w przypadku pensji i dodatków nocnych należnych za grudzień 2024 r., wypłacanych w styczniu 2025 r. obowiązuje płaca minimalna z 2024 r.; · przy realizowaniu potrąceń z pracowniczego wynagrodzenia na przełomie roku, od 1 stycznia zawsze powinniśmy stosować kwotę wolną ustaloną od nowej płacy minimalnej. Znajduje to potwierdzenie w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy z 26 stycznia 2011 r. (znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP).
|
| 01.01.2025 | – Ustalenie płatnika zasiłków na 2025 r. Uprawnionym, a tym samym zobowiązanym do wypłaty zasiłków w 2025 r., jest pracodawca, który na dzień 30 listopada 2024 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób przebywających w dniu 30 listopada na urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych, a także duchownych, pomimo że podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.
Pracodawca nieuprawniony w 2024 r. do wypłaty zasiłków, który na dzień 30 listopada 2024 r. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, ma obowiązek ustalenia prawa i wypłaty zasiłków przysługujących za okres od 1 stycznia 2025 r. Przy czym, jeżeli oddział ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed dniem 1 stycznia, kontynuuje tę wypłatę za nieprzerwany okres niezdolności do pracy w nowym roku kalendarzowym, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym. W przypadku przerwy w niezdolności do pracy przypadającej w 2025 r.- trwającej choćby 1 dzień albo w razie zmiany rodzaju pobieranego zasiłku (np. po zasiłku chorobowym następuje wypłata zasiłku macierzyńskiego), wypłaty kolejnych zasiłków za daną osobę dokonuje już płatnik składek. Natomiast podmiot uprawniony do wypłaty zasiłków w 2024 r., który na dzień 30 listopada 2024 r. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, w 2025 r. utraci te uprawnienia. W takiej sytuacji był on zobowiązany do wypłaty zasiłków przysługujących jedynie do 31 grudnia 2024 r. Wypłatę zasiłków przysługujących po 31 grudnia 2024 r., przekazać powinien do ZUS (także tych wypłacanych nieprzerwanie). |
| 01.01.2025 | – Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej wartości współczynnika służącego do wyliczania ekwiwalentu urlopowego.
W związku z ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, ustanawiającą Wigilię dniem ustawowo wolnym od pracy, której wejście w życie przewidziano na dzień 1 lutego 2025 r., współczynnik do obliczania ekwiwalentu urlopowego w 2025 r. wynosi:
Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Przykładowo obowiązujący w okresie od 1 do 31 stycznia 2025 r. współczynnik dla pracownika zatrudnionego:
Sposób wyliczenia ww. współczynnika zawarliśmy na stronie: https://serwiskadrowego.pl/wspolczynnik-do-ekwiwalentu-2025/
|
| 01.01.2025 | – Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty limitu składek ZUS czyli górnej granicy, po przekroczeniu której, w danym roku kalendarzowym płatnik jest zobowiązany zaprzestać obliczać i przekazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
|
| 01.01.2025 | – Sprawdzenie czy w programie kadrowo-płacowym „wyzerowano” od 1 stycznia 2025 r. wszystkim podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uzyskane z innych miejsc pracy |
| 01.01.2025 | – Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty maksymalnej podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, która w 2025 r. wynosi 21.682,50 zł (250% x 8.673 zł).
|
| 01.01.2025 | – Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty minimalnej podstawy wymiaru składek społecznych pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, która w 2025 r. wynosi 8.673 zł.
|
| 01.01.2025 | – Ustawienie w programie kadrowo-płacowym kalendarzy czasu pracy
Wymiar czasu pracy ustalony w oparciu o art. 130 § 1 Kodeksu Pracy dla pracownika pełnoetatowego łącznie wynosi w skali 2025 roku 1992 godziny czyli 249 roboczych dni (pisaliśmy o tym w tekście: Wymiar czasu pracy w 2025 r.
|
| 01.01.2025 | – Wyznaczenie dwóch dni wolnych za święta przypadające na sobotę – czyli za 3 maja i 1 listopada |
| 01.01.2025 | – Aktualizacja bilansów urlopowych na 2025 r. |
| 01.01.2025 | – Zebranie od pracowników oświadczeń na nowy rok o korzystaniu z opieki nad dzieckiem na mocy 188 Kodeksu pracy |
| 01.01.2025 | – Weryfikacja listy osób spełniających warunki do korzystania z „zerowego PIT” |
| 01.01.2025 | – Zadbanie o to, by w systemach kadrowo-płacowych informacje dotyczące rozliczeń podatkowych generowały się na formularzach PIT wg wzorów: PIT-11(29); PIT-4R (13); PIT-8AR (14); IFT-1/IFT-1R (16); PIT-2 (9). |
| 07.01.2025 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za grudzień 2024 r. przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe |
| 15.01.2025 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za grudzień 2024 r. przez płatników posiadających osobowość prawną |
| 15.01.2025 | – Przekazanie wpłat do instytucji finansowej prowadzącej PPK, obliczonych i pobranych od wynagrodzeń wypłaconych w grudniu 2024 r. |
| 18.01.2025 | – Złożenie GUS Z-06a za 2024 rok; sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy; jednostki, które w 2024 r. były zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań Z-03 |
| 20.01.2025 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za grudzień 2024 r. przez płatników innych niż osoby prawne i jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe |
| 20.01.2025 | – Opłacenie zaliczek na podatek od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w grudniu 2024 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, z działalności wykonywanej osobiście, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło umów o dzieło (PIT-4) |
| 20.01.2025 | – Opłacenie zryczałtowanego podatku pobranego od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w grudniu 2024 r. od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu (PIT-8A) |
| 20.01.2025 | – Złożenie deklaracji PFRON za grudzień 2024 r. (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b) oraz wpłata wyliczonej kwoty na PFRON |
| 20.01.2025 | – Złożenie DEK-R za 2024 r. przez pracodawców zobowiązanych w poprzednim roku do wpłat na PFRON |
| 20.01.2025 | – Złożenie INF-2 za 2024 r. przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON |
| 26.01.2025 | – Niedziela wolna od zakazu handlu |
| 27.01.2025 | – Przekazanie do PFRON dokumentów dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za grudzień 2024 r. (Wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularzem INF-O-PP lub INF-O-PR) |
| 31.01.2025 | – Przekazanie do właściwych urzędów skarbowych PIT-11 za 2024 r. w formie elektronicznej (dotyczy wszystkich płatników).
PIT-11 sporządza się w trakcie roku wówczas, gdy podatnik, u którego obowiązek poboru zaliczek ustał w trakcie roku, złoży mu pisemny wniosek o wystawienie tej informacji. W takim przypadku płatnik w terminie 14 dni od złożenia ww. wniosku płatnik zobowiązany jest informację tę sporządzić i przekazać podatnikowi oraz odpowiedniemu naczelnikowi urzędu skarbowego. W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia lub lutego roku następującego po roku podatkowym, druk PIT-11 trzeba przygotować i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu w terminie do dnia zaprzestania działalności. |
| 31.01.2025 | – Przekazanie do właściwego urzędu skarbowego PIT-4R i PIT-8AR za 2024 r. |
| 31.01.2025 | – Ostatni dzień na złożenie ZUS IWA za 2024 r. czyli informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe |
Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac
Ponadto, w styczniu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:
- pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);
- sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);
- dokonać weryfikacji:
- ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
- okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
- zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
- łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
- zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
- przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.
Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo
Nowa Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) a ustalanie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w 2025 r. – wyjaśnienia ZUS
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności PKD 2025.
Zgodnie z przepisami równocześnie ze stosowaniem klasyfikacji PKD 2025 w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości, a także w urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej można stosować klasyfikację PKD 2007 do działalności oznaczonej zgodnie z tą klasyfikacją rozpoczętej przed 1 stycznia 2025 r., jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2026 r.
Płatnicy składek, którzy rozpoczęli działalność przed 1 stycznia 2025 r.
Płatnicy składek, którzy rozpoczęli działalność przed 1 stycznia 2025 r., od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r. do ustalenia rodzaju przeważającej działalności wg PKD stosują wyłącznie klasyfikację PKD 2007. Na jej podstawie określają oni grupę działalności, do której należą, i obowiązującą ich wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Płatnicy składek, którzy rozpoczynają działalność po 1 stycznia 2025 r.
Płatnicy składek, którzy rozpoczynają działalność po 1 stycznia 2025 r., od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r. do ustalenia rodzaju przeważającej działalności wg PKD stosują klasyfikację PKD 2007 w oparciu o klucze przejścia (powiązań) pomiędzy PKD 2025 i PKD 2007, stanowiące integralną część klasyfikacji PKD 2025. Na tej podstawie określają grupę działalności, do której należą, i obowiązującą ich wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. poz. 1936).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. z 2024 r. poz. 451).
Dostęp Premium na 365 dni
teraz -50% zamiast 599 zł
za jedyne 299 zł (brutto)
Wybierając tą opcję otrzymasz dostęp na 365 dni do wszystkich treści premium serwisu ★premium.SerwisKadrowego.pl★
Opłata jednorazowa. [Najniższa cena z 30 dni: 299zł]
Dostęp Premium na 183 dni
tylko teraz zamiast 499 zł
za jedyne 249 zł (brutto)
Wybierając tą opcję otrzymasz dostęp na 183 dni do wszystkich treści premium serwisu ★premium.SerwisKadrowego.pl★
Opłata jednorazowa. [Najniższa cena z 30 dni: 249zł]
Płatności obsługiwane są przez system bezpiecznych płatności Przelewy24.
Zapłać szybkim przelewem elektronicznym, kartą płatniczą lub BLIKiem.
Jeśli chcesz zapłacić za dostęp tradycyjnym przelewem bankowym kliknij:
[kup w naszym sklepie Sklep.SerwisKadrowego.pl].
