Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na grudzień 2025 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Zapoznajcie się  z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w grudniu 2025 r.

Pod terminarzem znajdziecie zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2025.

Sprawdźcie także sekcję: Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na grudzień 2025 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w grudniu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Zmiany dotyczące szkoleń bhp od 12 grudnia 2025 r.

W związku z tzw. pakietem deregulacyjnym, od 12 grudnia 2025 r. obok dotychczasowej formy pisemnej (obejmującej zarówno dokument papierowy, jak i elektroniczny podpis kwalifikowany) dopuszczono postać elektroniczną jako sposób potwierdzenia, że pracownik odbył szkolenie wstępne z zakresu bhp. Takie rozwiązanie przewidziano w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640).

Jeżeli pracownik skorzysta z tej formy potwierdzenia, pracodawca ma obowiązek:

• dokonać odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego,
• a także dołączyć do tej karty dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie odbycia instruktaży przez pracownika albo jego odwzorowanie.

Przed nowelą przepisów, odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego wchodzących w skład szkolenia wstępnego bhp, pracownik powinien potwierdzić na piśmie w karcie szkolenia wstępnego przechowywanej w aktach osobowych pracownika.

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – rewolucja w kwalifikacji umów cywilnoprawnych od 2026 r.

W 2026 r. w życie ma wejść istotna nowelizacja przepisów dotyczących działalności Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych zapisów Kodeksu pracy. Zmiany mają na celu skuteczniejsze przeciwdziałanie praktykom polegającym na maskowaniu stosunku pracy umowami cywilnoprawnymi (zleceniem, o dzieło czy współpracą B2B). Najważniejszą nowością będzie przyznanie inspektorom pracy prawa do administracyjnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy w miejsce dotychczasowej umowy cywilnej.

Zaproponowane rozwiązania stanowią jedną z najdalej idących ingerencji w swobodę zawierania umów od wielu lat. Z jednej strony mają chronić osoby wykonujące pracę w warunkach typowych dla stosunku pracy przed pozbawianiem ich podstawowych praw pracowniczych. Z drugiej – wprowadzają mechanizmy o natychmiastowym i bardzo dotkliwym skutku finansowym oraz organizacyjnym dla przedsiębiorców.

Zauważmy, iż prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (nr z wykazu UD283), wprowadzającym zmiany m.in.  do ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy oraz do Kodeksu pracy, nadal trwają.

Choć początek obowiązywania nowelizacji póki co przewidziano na 1 stycznia 2026 r., to biorąc pod uwagę czas niezbędny do przejścia aktu prawnego przez całą ścieżkę legislacyjną, można założyć, że data ta ulegnie przesunięciu.

Główne nowe narzędzie – decyzja administracyjna o istnieniu stosunku pracy

Po zmianach, po przeprowadzeniu kontroli okręgowy inspektor pracy będzie mógł samodzielnie wydać decyzję stwierdzającą, że dana osoba wykonuje pracę w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (wykonywanie pracy określonego rodzaju pod kierownictwem zleceniodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem), nawet jeśli strony zawarły umowę cywilnoprawną.

Decyzja będzie precyzowała podstawowe elementy stosunku pracy, m.in.:

• rodzaj umowy o pracę (domyślnie na czas nieokreślony, jeśli nie da się ustalić innego),
• datę nawiązania stosunku pracy (domyślnie równą dacie faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikała inna data),
• rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce jej wykonywania (domyślnie siedziba podmiotu kontrolowanego, jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikało inne miejsce),
• wymiar czasu pracy (domyślnie pełny etat, jeśli z zebranych informacji / dowodów nie będzie wynikało nic innego),
• wysokość wynagrodzenia (domyślnie ostatnie minimalne wynagrodzenie, jeśli nie da się ustalić innej kwoty).

Decyzja będzie podlegać natychmiastowej wykonalności od momentu doręczenia podmiotowi kontrolowanemu – w zakresie wszystkich skutków wynikających z nawiązania stosunku pracy (m.in. prawo pracy, składki ZUS, podatek dochodowy). Wniesienie odwołania nie wstrzyma jej wykonania. Dopiero po uprawomocnieniu się decyzji (lub prawomocnym wyroku sądu) możliwe będzie ostateczne rozliczenie skutków „wstecz” – za okres od faktycznego rozpoczęcia pracy do dnia doręczenia decyzji.

Jeśli decyzja zostanie ostatecznie uchylona, stosunek pracy będzie traktowany jako istniejący tylko od dnia doręczenia decyzji okręgowego inspektora do dnia jej uchylenia – co pozwoli uniknąć całkowitego chaosu rozliczeniowego, ale i tak wymusi liczne korekty.

Zakaz działań odwetowych i wyższe kary

Wydanie decyzji o stwierdzeniu stosunku pracy nie będzie mogło stanowić podstawy do jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania osoby, której dotyczy (np. wypowiedzenia umowy czy pogorszenia warunków). Naruszenie tego zakazu zostanie uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone grzywną.

Nowelizacja znacząco podnosi wysokość kar za najczęstsze naruszenia prawa pracy – w większości przypadków górne granice grzywien zostaną podwojone (z 30–45 tys. zł do 60–90 tys. zł). Wyższe będą także maksymalne mandaty nakładane przez inspektorów w trakcie kontroli (do 5 tys. zł, a przy recydywie nawet do 10 tys. zł).

Nowe możliwości prowadzenia kontroli

Inspektorzy pracy zyskają szereg ułatwień technicznych i organizacyjnych:

• możliwość prowadzenia kontroli lub poszczególnych czynności zdalnie (za pośrednictwem komunikacji elektronicznej),
• żądanie przeprowadzenia transmisji online pozwalającej na zdalne oględziny stanowisk pracy, maszyn i procesów produkcyjnych,
• doręczanie protokołów, wystąpień i decyzji w formie elektronicznej,
• dostęp do szerszego zakresu danych z ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej,
• prawo kontroli podmiotów, które zakończyły współpracę z daną osobą w okresie 12 miesięcy przed rozpoczęciem kontroli.

Procedura odwoławcza

Od decyzji okręgowego inspektora pracy będzie przysługiwało odwołanie do Głównego Inspektora Pracy. W wyjątkowych sytuacjach Główny Inspektor będzie mógł uchylić rygor natychmiastowej wykonalności (jeśli grozi ona nieodwracalnymi skutkami) i określić tymczasowe warunki wykonania decyzji, tak by zabezpieczyć interes osoby wykonującej pracę.

Od rozstrzygnięcia Głównego Inspektora Pracy będzie przysługiwała skarga do sądu pracy (sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy).