Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na styczeń 2026 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Zapoznaj się  z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w styczniu 2026 r.

Pod terminarzem znajdziesz zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2026.

Sprawdźcie także sekcję: Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na styczeń 2026 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w styczniu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• pobrać zwolnienia lekarskie z ZUS PUE;

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe nowości, interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Czy pracownik po udokumentowaniu nowych okresów pracy może stracić prawo do danego świadczenia?

Ustawodawca w nowych przepisach – a precyzyjnie rzecz ujmując: w art. 6 ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – zawarł rozwiązanie, na mocy którego w przypadku pracowników sfery budżetowej, uprawnienia wynikające z doliczenia nowych okresów (o których mowa w art. 302¹ § 1–7 Kodeksu pracy) przysługują od momentu nabycia do nich prawa, lecz nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej czyli:

• od 1 stycznia 2026 r. – w przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. – w przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sektora finansów publicznych.

Takie brzmienie przepisu może rodzić pytanie, co w sytuacji gdy pracownik po doliczeniu do stażu pracy nowych okresów zyskałby uprawnienie do określonego świadczenia (np. „jubileuszówki”) przed dniem wejścia w życie regulacji nowelizujących. Czy w takich okolicznościach świadczenie to mu przepada?

Otóż nie. Ustalenie wszakże prawa zatrudnionego do konkretnej należności zależy przede wszystkim od:

• regulacji obowiązujących w tym zakresie u danego pracodawcy lub
• pragmatyk zawodowych w przypadku sfery budżetowej, czyli np. w odniesieniu do pracowników samorządowych.

Aby bardziej zgłębić poruszone zagadnienie posłużmy się przykładem pracownika zatrudnionego w urzędzie miasta, który:

• na dzień 15 września 2025 r. posiadał staż pracy wynoszący 19 lat,
• w pierwszych dniach stycznia 2026 r. dostarczył zaświadczenie z ZUS potwierdzające wykonywanie przez 2 lata pracy na podstawie w pełni ozusowanej umowy zlecenia.

W przedstawionej sytuacji doliczenie dwuletniego okresu realizowania umowy zlecenia sprawia, iż pracownik osiągnął 20-letni staż pracy uprawniający go do nagrody jubileuszowej jeszcze przed 1 stycznia 2026 r., a więc przed początkiem obowiązywania noweli. To z kolei w świetle literalnego czytania art. 6 ustawy nowelizującej z 26 września 2025 r. mogłoby prowadzić do wniosku, że prawo do „jubileuszówki” za 20-lecie powstało przed „terminem granicznym”, co skutkowałoby jej przepadkiem.

Dokonując jednak analizy rozstrzyganego przypadku, trzeba uwzględnić w pierwszej kolejności § 8 ust. 9 i 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W myśl tych regulacji,

• jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność nowych okresów upływa okres uprawniający pracownika do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca się tylko jedną nagrodę – tę w najwyższej wysokości,
• w sytuacji, gdy w tym dniu pracownik ma już staż dłuższy niż wymagany do niższej nagrody, a w ciągu 12 miesięcy uzyska uprawnienie do nagrody wyższego stopnia, najpierw wypłaca się nagrodę niższą, a następnie – po osiągnięciu wymaganego stażu – dopłaca się różnicę między nagrodą wyższą a niższą.

Reasumując, omawiany pracownik powinien otrzymać gratyfikację jubileuszową za 20 lat pracy.

Słuszność takiego podejścia potwierdzają wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zawarte w piśmie z 4 listopada 2025 r., będącego odpowiedzią na zapytanie redakcji „Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń” (wydawnictwo Infor).

Wnioski o zaświadczenia z ZUS w związku ze zmianami w stażu pracy – informacja ZUS

Na zusowskiej stronie internetowej (www.zus.pl) została opublikowana informacja w sprawie wniosków o zaświadczenia z ZUS w związku z obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. zmianami w stażu pracy.

Oto co z niej wynika:

Jakie okresy – inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę – można doliczyć do stażu pracy

Przepisy o zmianie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy pozwalają doliczyć do stażu pracy okresy:

• za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność,

• w których osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu:

  1. wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

  2. wykonywania umowy agencyjnej,

  3. współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,

  4. pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

  5. pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,

• w których osoba nie była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułów wymienionych w punktach 1 i 2 na podstawie odrębnych przepisów,

• w których nastąpiło zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i nie występowało objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi przez okres pierwszych 6 miesięcy prowadzenia tej działalności,

• za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 4),

• za które zostały sfinansowane za osobę ubezpieczoną składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,

• za które zostały sfinansowane za osobę ubezpieczoną składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą,

• w których wykonywano za granicą pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy.

Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia

ZUS wydaje zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy osoba wnioskująca była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe oraz okresy, kiedy była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystała z tzw. ulgi na start.

Wniosek o zaświadczenie należy złożyć, jeżeli:

• prowadzono pozarolniczą działalność i opłacano z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,

• współpracowano z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność i płatnik składek opłacał za osobę współpracującą z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,

• współpracowano z osobą podejmującą działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze 6 miesięcy (tzw. ulga na start) i płatnik składek opłacał za osobę współpracującą z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,

• nastąpiło zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze 6 miesięcy (tzw. ulga na start),

• nastąpiło zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jako:

  • osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej,

  • osoba współpracująca z osobą wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej,

  • członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo spółdzielni kółek rolniczych,

  • osoba sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności lub jako osoba współpracująca sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem.

Ważne! ZUS nie wystawia zaświadczeń za okresy, kiedy wykonywano np. umowę zlecenia i jednocześnie posiadano status ucznia lub studenta, ponieważ nie występowało objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowym.

Czy razem z wnioskiem należy przesłać dokumenty potwierdzające zatrudnienie

Należy złożyć tylko wniosek o wydanie zaświadczenia. ZUS wystawia je na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. Jeżeli na koncie nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, wydawana jest decyzja o odmowie wydania zaświadczenia. Można wtedy złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i do tego wniosku załączyć dokumenty.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z posiadanymi dokumentami można złożyć:

• elektronicznie poprzez konto w eZUS. Należy wykorzystać do tego wniosek ogólny POG,

• listownie na adres najbliższej jednostki ZUS,

• osobiście w dowolnej placówce ZUS.

Jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy o symbolu USP jest dostępny na koncie w eZUS. Można go wysłać do ZUS wyłącznie elektronicznie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wniosek nie jest dostępny w formie papierowej.

Ważne! Jeżeli chce się wystąpić o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r., nadal należy korzystać z wniosku US-7. Takie okresy nie są zapisane na koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać na wniosku USP.

Jeżeli okres ubezpieczenia, za który chce się uzyskać zaświadczenie, rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, wówczas trzeba złożyć dwa odrębne wnioski:

• US-7 za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.

• USP za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.