Wysokość odpisów na zfśs w latach 2021 – 2026

* obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r.

Do obliczeń wysokości odpisów na zfśs w 2026 r. polecamy korzystać z kalkulatora:

🧮 Kalkulator Kalkulator odpisów na zfśs
Kalkulator odpisów na zfśs

➪ Kliknij i Sprawdź
 

 

Odpis obligatoryjny
	Stawka procentowa odpisu	Od 1.01.2025 r. do 31.12.2025 r.
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,50% x 7262,39 zł*	2.723,40 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50% x 7262,39 zł*	3.631,20 zł
na jednego pracownika młodocianego:
– I rok nauki	5% x 7262,39 zł*	363,12 zł
– II rok nauki	6% x 7262,39 zł*	435,74 zł
– III rok nauki	7% x 7262,39 zł*	508,37 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25% x 7262,39 zł*	453,90 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25% x 7262,39 zł*	453,90 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,50% x 7262,39 zł*	544,68 zł

* obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r.

 

Do obliczeń wysokości odpisów na zfśs w 2025 r. polecamy korzystać z kalkulatora:

🧮 Kalkulator Kalkulator odpisów na zfśs
Kalkulator odpisów na zfśs

➪ Kliknij i Sprawdź

 

Przykład Spółka produkcyjno-usługowa zatrudniająca wyłącznie pracowników w tzw. normalnych warunkach i działająca w branży handlowej, na początku 2025 r. ustaliła, że przeciętny stan zatrudnienia w skali roku wyniesie 82 etaty. W związku z tym wyliczyła, że całoroczny odpis na zfśs wyniesie 223.318,80 zł, co wynika z wyliczenia: 82 etaty x 2.723,40 zł = 223.318,80 zł.   Do końca maja 2025 r. spółka powinna przelać na wydzielone konto zfśs kwotę 167.489,10 zł (223.318,80 zł x 75%), zaś do 30 września – pozostałą część odpisów. Spółka ponadto w terminie do 31 grudnia 2025 r. powinna dodatkowo skorygować odpisy na zfśs w oparciu o rzeczywisty poziom zatrudnienia.

 

 

 

 

Odpis obligatoryjny
	Stawka procentowa odpisu	Od 1.01.2024 r. do 31.12.2024 r.
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,50% x 6.445,71 zł*	2.417,14 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50% x 6.445,71 zł*	3.222,86 zł
na jednego pracownika młodocianego:
– I rok nauki	5% x 6.445,71 zł*	322,29 zł
– II rok nauki	6% x 6.445,71 zł*	386,74 zł
– III rok nauki	7% x 6.445,71 zł*	451,20 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25% x 6.445,71 zł*	402,86 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25% x 6.445,71 zł*	402,86 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,50% x 6.445,71 zł*	483,43 zł

* obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r.

Do obliczeń wysokości odpisów na zfśs w 2024 r. polecamy korzystać z kalkulatora:

🧮 Kalkulator Kalkulator odpisów na zfśs
Kalkulator odpisów na zfśs

➪ Kliknij i Sprawdź

 

Odpis obligatoryjny
	Stawka procentowa odpisu	Od 1.01.2020 r. do 31.12.2021 r.	Od 1.01.2022 r. do 31.12.2023 r.
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,50%	1.550,26 zł	1.662,97 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50%	2.067,01 zł	2.217,29 zł
na jednego pracownika młodocianego:
– I rok nauki	5%	206,70 zł	221,73 zł
– II rok nauki	6%	248,04 zł	266,07 zł
– III rok nauki	7%	289,38 zł	310,42 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25%	258,38 zł	277,16 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25%	258,38 zł	277,16 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,50%	310,05 zł	332,59 zł

 

Proces kalkulowania odpisów socjalnych w danym roku powinien wyglądać jak poniżej:

Krok 1. Ustalenie planowanej przeciętnej liczby pracowników (po przeliczeniu na pełne etaty) w poszczególnych miesiącach roku, przy użyciu jednej z trzech metod statystycznych (bez uwzględniania zleceniobiorców, chałupników, osób wykonujących umowy o dzieło i umowy agencyjne oraz pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest tylko użytkownikiem):

• średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – nakazuje ona zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielić otrzymaną wartość przez liczbę dni miesiąca,
• uproszczonej – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,
• średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzielenia otrzymanej wartości przez 2.

Tego wyliczenia – po uprzednim przeliczeniu niepełnoetatowców na pełne etaty – należy dokonać odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i osobno dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych (bez uwzględniania zleceniobiorców, chałupników, osób wykonujących umowy o dzieło i umowy agencyjne oraz pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest tylko użytkownikiem) dla poszczególnych miesięcy roku,

Krok 2. Zsumowanie stanów zatrudnienia w etatach ze wszystkich 12 miesięcy i podzielenie uzyskanego wyniku przez 12.

Krok 3. Pomnożenie przeciętnej ilości etatów przez obowiązującą w danym roku jednostkową kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych (tego wyliczenia dokonuje się odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i osobno dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych).

Krok 4. Przelanie na wyodrębnione konto do 31 maja kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, a do 30 września – pozostałej kwoty odpisów podstawowych wraz ze zwiększeniami (m.in. tymi dotyczącymi emerytów i rencistów).

Krok 5. Dokonanie do 31 grudnia korekty całorocznego odpisu na zfśs w oparciu o rzeczywisty, przeciętny stan zatrudnienia. Korekta ta wymaga:

• ponownego ustalenia przeciętnego zatrudnienia w całym roku, tym razem na podstawie rzeczywistej liczebności załogi,
• wyliczenia na bazie faktycznego stanu zatrudnienia wysokości odpisu na zfśs,
• porównania otrzymanego wyniku z wysokością odpisu odprowadzonego w maju i we wrześniu.

Jeżeli przeciętna rzeczywista liczba zatrudnionych okaże się wyższa od zaplanowanej – do 31 grudnia należy odprowadzić na konto zfśs powstałą niedopłatę.

W sytuacji natomiast, gdyby średnia liczba zatrudnionych okazała się niższa niż planowana, wówczas można wycofać nadpłatę z rachunku funduszu socjalnego lub przeznaczyć ją na działalność socjalną w przyszłym roku, zmniejszając tym samym wysokość odpisu na zfśs w tym roku, jeżeli pracodawca zamierza kontynuować działalność socjalną. 

 

.

Wyższy odpis na zfśs od 1 lipca 2023 r.

W Dz.U. z 2023 r. pod poz. 1586 opublikowano ustawę z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie 11 sierpnia 2023 r. Stanowi ona m.in., że:

– od 1 lipca 2023 r. odmrożony został fundusz świadczeń socjalnych (o kolejne 2 lata) w stosunku do wielkości zaplanowanej na 2023 r., co oznacza, że od wspomnianej daty podstawą do naliczania odpisów na zfśs powinno być wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z 2021 r. (umożliwia to przeznaczanie przez pracodawców wyższych środków na działalność socjalną organizowaną na rzecz pracowników);

– w efekcie:

• w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. podstawą naliczania odpisów na zfśs jest wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. w wysokości 4.434,58 zł, a w przypadku nauczycieli kwota bazowa obowiązująca w dniu 1 stycznia 2019 r. w wysokości 3.045,21 zł
• od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. podstawą naliczania omawianych odpisów powinno zaś być wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. w wysokości 5.104,90 zł (czyli o 15,12% wyższe), a w przypadku nauczycieli kwota bazowa obowiązująca w dniu 1 stycznia 2021 r. 3.537,80 zł (czyli o 16,18% wyższa).

 

Po uwzględnieniu powyższej zmiany, odpisy na zfśs w 2023 r. prezentują się następująco:

 

Odpis obligatoryjny
	Stawka procentowa odpisu	Od 1.01.2022 r. do 30.06.2023 r.	Od 1.07.2023 r. do 31.12.2023 r.
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,50%	1.662,97 zł	1.914,34 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50%	2.217,29 zł	2.552,45 zł
na jednego pracownika młodocianego:		Od 1.01.2022 r. do 30.06.2023 r.	Od 1.07.2023 r. do 31.12.2023 r.
– I rok nauki	5%	221,73 zł	255,25 zł
– II rok nauki	6%	266,07 zł	306,29 zł
– III rok nauki	7%	310,42 zł	357,34 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)		Od 1.01.2022 r. do 30.06.2023 r.	Od 1.07.2023 r. do 31.12.2023 r.
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25%	277,16 zł	319,06 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25%	277,16 zł	319,06 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,50%	332,59 zł	382,87 zł

 

 

 

Zaprezentowana modyfikacja sprawia, iż w 2023 r. odpisy na zfśs (i jego zwiększenia fakultatywne) powinny zostać ustalone w następujący sposób:

Krok 1. Wyliczenie 6/12 kwoty odpisu rocznego na zfśs (i zwiększeń) z użyciem podstawy naliczeń obowiązującej do 30 czerwca (odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia, czyli osobno dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych i dla pracowników młodocianych).

Krok 2. Obliczenie 6/12 odpisu rocznego (i zwiększeń) przyjąwszy za podstawę wyliczeń przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. w wysokości 5.104,90 zł.

Krok 3. Zsumowanie wyników otrzymanych w kroku pierwszym i drugim.

Krok 4. Przelanie do 30 września na wyodrębnione konto różnicy między całoroczną kwotą odpisów wraz ze zwiększeniami ustaloną po przeliczeniu a kwotą przelaną na wyodrębnione konto do 31 maja 2023 r.

Krok 5. Skorygowanie do 31 grudnia całorocznego odpisu na zfśs w oparciu o rzeczywisty, przeciętny stan zatrudnienia.

 

Przykład Spółka produkcyjno-usługowa zatrudniająca wyłącznie pracowników w tzw. normalnych warunkach i działająca w branży handlowej, na początku 2023 r. ustaliła, że przeciętny stan zatrudnienia w skali roku wyniesie 82 etaty. W związku z tym wyliczyła, że całoroczny odpis na zfśs wyniesie 136.363,54 zł, co wynika z wyliczenia: 82 etaty x 1.662,97 zł = 136.363,54 zł.   Do końca maja 2023 r. spółka przelała na wydzielone konto zfśs kwotę 102.272,66 zł (136.363,54 zł x 75%).   Po zmianie wysokości odpisu na zfśs, spółka dokonała następujących przeliczeń: •                [(82 etaty x 1.662,97 zł) x 6/12] + [(82 etaty x 1.914,34 zł) x 6/12] = 68.181,77 zł + 78.487,94 zł = 146.669,71 zł; •                146.669,71 zł – 102.272,66 zł =  44.397,05 zł (kwota do przelania na rachunek bankowy zfśs do 30 września 2023 r.).   Spółka ponadto w terminie do 31 grudnia 2023 r. powinna dodatkowo skorygować odpisy na zfśs w oparciu o rzeczywisty poziom zatrudnienia.

Do obliczeń wysokości odpisów na zfśs w 2023 r. polecamy korzystać z kalkulatora:

🧮 Kalkulator Kalkulator odpisów na zfśs
Kalkulator odpisów na zfśs

➪ Kliknij i Sprawdź

 

 

 

 

Prawo zawieszenia obowiązków związanych z funduszem socjalnym z powodu COVID-19

W znowelizowanych przepisach (art. 15ge ustawy antykryzysowej) przewidziano w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, rozwiązanie dające pracodawcom, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 ustawy antykryzysowej lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 ustawy antykryzysowej możliwość:

• zawieszenia, w porozumieniu z organizacjami związkowymi, w przypadku wystąpienia u pracodawcy określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, obowiązku tworzenia lub funkcjonowania zfśs, dokonywania odpisu podstawowego lub wypłaty świadczeń urlopowych;
• niestosowania – w przypadku wystąpienia u pracodawcy określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń – postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą niż wymagana ustawowo wysokość odpisu na zfśs oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym.

W tym drugim przypadku – w opinii resortu pracy – pracodawcy powinni stosować ustawowe podstawy naliczania odpisów na zfśs.

W razie natomiast całkowitego zawieszenia (na czas określony) tworzenia zfśs, wystąpić może konieczność proporcjonalnego naliczenia odpisów socjalnych. Dotyczy to sytuacji, gdy wspomniane zawieszenie będzie trwało przez część roku (bp np. nastąpi w trakcie roku). 

Jeśli pracodawca odprowadził już pierwszą i/lub drugą ratę odpisów na wyodrębnione konto zfśs i dopiero po tym fakcie zawiesi tworzenie zfśs, wówczas wymusi to skorygowanie (wycofanie) środków przeznaczonych na zakładową działalność socjalną. Z uwagi na fakt, iż powszechnie obowiązujące przepisy nie wskazują jak tego dokonać, to uznaje się, iż właściwa będzie tu każda metoda zachowująca „zasadę proporcjonalności”. Pokażmy to na przykładzie: 

Przyjmijmy, że łódzka spółka z o.o. zatrudniająca 85 osób w przeliczeniu na pełne etaty (w normalnych warunkach):

• na koniec maja 2020 r. odprowadziła pierwszą ratę w kwocie 98.829,08 zł (85 etatów x 1.550,26 zł x 75%);
• na mocy art. 15ge ustawy antykryzysowej zawiesiła w okresie od 1 sierpnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. tworzenie zfśs.

W rozstrzyganym przypadku „proporcjonalny” całoroczny odpis na zfśs za 2020 r. powinien wynieść 76.867,06 zł, zgodnie z wyliczeniem:

85 etatów x 1.550,26 zł x 7/12.

Z uwagi na powyższe, spółka z o.o. miała prawo wycofać z rachunku zfśs kwotę 21.962,02 zł (98.829,08 zł – 76.867,06 zł).

 

Czy w związku z wejściem w życie art. 15ge ustawy antykryzysowej konieczna jest korekta kosztów podatkowych pracodawcy?

Warto zwrócić uwagę na istotny problem dotyczący tego,  jak ma się zachować pracodawca, który przykładowo przez połowę 2020 r. naliczał zgodnie z prawem wyższe odpisy, natomiast aktualnie, na skutek spadku przychodów straci do takiego odpisu prawo. Jak skorygować odpis na fundusz, w okolicznościach kiedy równowartość odpisów w 75% procentach została przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy oraz dodatkowo rozdysponowana osobom uprawnionym na cele przewidziane w regulaminie funduszu. W takiej sytuacji nie da się przecież już cofnąć środków pieniężnych z rachunku funduszu na rachunek bieżący pracodawcy.

Art. 15ge ust. 3 ustawy antykryzysowej stanowi, że w przypadku wystąpienia określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń w rozumieniu przywołanej ustawy, nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, wprowadzonych na podstawie art. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Skoro w opisanych okolicznościach nie stosuje się wspomnianych postanowień, to należy uznać, że pracodawca:

• de facto w takim przypadku traci czasowo podstawę prawną do naliczania i dokonywania wyższych odpisów na fundusz socjalny;
• powinien zacząć stosować odpisy w wysokości ustalonego ustawowo odpisu podstawowego.

Rodzi się wówczas pytanie: czy podmiot zatrudniający w przedstawionej sytuacji powinien dokonać korekty kosztów uzyskania przychodów o różnicę wynikająca z naliczania dotychczas odpisu w wysokości podwyższonej oraz podstawowej przewidzianej ustawą o zfśs, a jeśli tak to czy taka korekta powinna nastąpić na bieżąco, czyli w okresie spadku obrotów, czy też wstecz od początku 2020 r.?

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów:

• w sytuacji, gdy u pracodawcy dojdzie do utraty prawa do zwiększonego odpisu na zfśs w związku z zaistnieniem przesłanek określonych w art. 15ge ust. 3 ustawy antykryzysowej, wówczas będzie on zobowiązany dokonać korekty kosztów podatkowych o różnicę wynikającą z naliczania dotychczas odpisu w podwyższonej wysokości;
• obowiązek korekty kosztów podatkowych wystąpi w okresie rozliczeniowym, w którym zaistniały przesłanki powodujące utratę prawa do zwiększonych odpisów na działalność socjalną – ma to oparcie w przepisach: art. 22 ust. 7c ustawy PIT i art. 15 ust. 4i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy przypomnieć, że odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu ustawy o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych, o ile środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek funduszu socjalnego (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Podkreślmy w tym miejscu, że od 16 maja 2022 r. w Polsce stan epidemii został przekształcony w stan zagrożenia epidemicznego, który z kolei odwołano z dniem 1 lipca 2023 r. mocą rozporządzenia Ministra Zdrowia z 14 czerwca 2023 r., opublikowanego w Dz.U. pod poz. 1118. Tym samym przesądzono o odejściu od szczególnych rozwiązań ustanowionych w związku z wirusem SARS-CoV-2.

 

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego jest równoznaczne:

• z końcem automatycznego zawieszania postanowień układu zbiorowego pracy bądź regulaminu płac, przewidujących wyższą od ustawowej wysokość odpisu socjalnego bądź innych świadczeń socjalno-bytowych niż wynika to z ustawy o zfśs;
• z koniecznością stosowania „w pełnym zakresie” przepisów ustawy o zfśs oraz wewnętrznych uregulowań odnoszących się do kwestii „socjalnych”, co jest wynikiem tego, że od 1 lipca 2023 r. stracił moc przepis art. 15ge ustawy antykryzysowej, stanowiący, że podczas stanu epidemii / zagrożenia epidemicznego, pracodawcom doświadczającym określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń w rozumieniu przepisów ustawy antykryzysowej, zezwolono na zawieszenie obowiązków:
  • • tworzenia lub funkcjonowania zfśs,
    • dokonywania odpisu podstawowego albo
    • wypłaty świadczeń urlopowych.

Powrót do spisu treści