W związku z trwającą pandemią COVID-19 i przedłużającym się, na mocy rozporządzenia Rady Ministrów, okresem pracy zdalnej w urzędach administracji inspektorzy pracy przystąpili od 25 stycznia do prowadzenia kontroli w sposób zdalny i hybrydowy.
Inspektorzy pracy zaczęli prowadzić czynności kontrolne w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej. Wykonywane są też kontrole hybrydowe, łączące elementy kontroli zdalnych i kontroli bezpośrednich, przeprowadzanych w siedzibie firmy. Jeśli przedsiębiorca nie zgodzi się na zdalny tryb nadzoru ze strony PIP, to wizytacja odbywać będzie się w tradycyjnym trybie (inspektor zaplanuje i przeprowadzi kontrolę bezpośrednio w firmie).
W ocenie PIP, dalsze powstrzymywanie czynności kontrolnych z powodu zagrożenia epidemicznego nie było możliwe z uwagi na oczekiwania społeczne związane z egzekwowaniem prawa. Liczne naruszenia przepisów w zakresie prawnej ochrony pracy wymagały zdecydowanej reakcji urzędu.
Zdalna kontrola lub poszczególne czynności kontrolne przeprowadzone w sposób zdalny dotyczą sytuacji, gdy dla ustalenia stanu faktycznego nie jest wymagana obecność inspektora pracy w siedzibie kontrolowanego podmiotu. Natomiast bezpośrednio w zakładzie inspektorzy pracy prowadzą czynności kontrolne związane głównie z badaniem śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych wypadków przy pracy oraz z bezpośrednim zagrożeniem życia i zdrowia zatrudnionych lub innych osób wykonujących pracę zarobkową.
Kontrole zdalne odbywają się z wykorzystaniem platformy usług administracji publicznej ePUAP, służbowej poczty elektronicznej, poprzez rozmowy telefoniczne ze służbowego telefonu, wideorozmowy telefoniczne ze służbowego smartfona, w trakcie wideokonferencji poprzez komunikator internetowy, np. Skype (inspektor pracy przesyła link do spotkania służbową pocztą elektroniczną) oraz z wykorzystaniem innych narzędzi lub systemów teleinformatycznych.
Zasady prowadzenia kontroli zdalnych przez organy Państwowej Inspekcji Pracy
- Postępowanie kontrolne prowadzone przez organy Państwowej Inspekcji Pracy może być przeprowadzone w sposób zdalny jedynie za zgodą przedsiębiorcy, jako:
a) kontrole zdalne – tj. kontrole realizowane w całości za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej,
b) kontrole tzw. hybrydowe – tj. w których niektóre czynności kontrolne prowadzone będą zdalnie za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej, a pozostała część czynności kontrolnych wykonywana będzie w sposób bezpośredni, czyli w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego lub w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.
W przypadku niewyrażenia przez podmiot kontrolowany zgody na wykonanie czynności kontrolnych w sposób zdalny inspektor pracy przeprowadza kontrolę w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, a poszczególne czynności kontrolne może wykonywać w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.
- Inspektor pracy na każdym etapie postępowania kontrolnego może za zgodą podmiotu kontrolowanego przeprowadzić poszczególne czynności kontrolne w sposób zdalny.
- W stosunku do podmiotów niepodlegających ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292, z późn. zm.) dopuszcza się wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy, w oparciu o materiały przesłane przez kontrolowanego za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej.
- Zdalna kontrola lub poszczególne czynności kontrolne przeprowadzone w sposób zdalny mogą dotyczyć wyłącznie tych kontroli, gdzie dla dokonania pełnych ustaleń w zakresie stanu faktycznego nie jest wymagana obecność inspektora w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego.
- W sposób zdalny będą wykonywane czynności polegające przede wszystkim na oględzinach dokumentów, pozyskiwania pisemnych i ustnych informacji oraz oświadczeń, których prawo żądania okazania wynika z w art. 23 ust. 1 pkt 3-6 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1251).
- Inspektor pracy ustala z podmiotem kontrolowanym, w jaki sposób zostanie inspektorowi przedstawiony materiał dowodowy, oraz w przypadku przesyłanych drogą e-mailową dokumentów i innych informacji zawierających dane wrażliwe – sposób ich zabezpieczania.
- Przedstawione w toku kontroli dokumenty mogą przyjąć postać dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym, kopii tego dokumentu albo elektronicznej kopii dokumentu papierowego (tzw. skanu) potwierdzonej za zgodność kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pozostałe materiały niebędące dokumentem mogą być okazywane w postaci nagrań wideo albo za pomocą zdjęć.
- Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem, w szczególności jeżeli będą stanowiły załączniki do protokołu z kontroli.
- Niezależnie od prowadzenia kontroli lub czynności kontrolnych w sposób zdalny inspektor pracy na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP ma prawo żądania od podmiotu kontrolowanego wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów.
Przebieg kontroli prowadzonej w sposób zdalny
I. O zamiarze wszczęcia kontroli zdalnej inspektor pracy zawiadamia podmiot kontrolowany za pośrednictwem operatora pocztowego, platformy usług komunikacji publicznej ePUAP lub osobiście, doręczając:
a) pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz
b) żądanie wraz z pouczeniem dotyczącym wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny.
II. Inspektor pracy przeprowadza kontrolę zdalną po okazaniu legitymacji służbowej, które może nastąpić podczas wideokonferencji lub wideo rozmowy.
W przypadku wątpliwości co do tożsamości kontrolującego podmiot kontrolowany może zweryfikować osobę prowadzącą kontrolę poprzez kontakt z właściwym okręgowym inspektoratem pracy (np. telefoniczny).
III. Inspektor pracy w porozumieniu z kontrolowanym podmiotem ustala zasady prowadzenia czynności kontrolnych zdalnych za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej, uwzględniając możliwości techniczne podmiotu kontrolowanego.
IV. Kontrola zdalna lub poszczególne czynności kontroli tzw. hybrydowej mogą być prowadzone z wykorzystaniem:
- platformy usług administracji publicznej ePUAP,
- służbowej poczty elektronicznej,
- rozmowy telefonicznej ze służbowego telefonu,
- wideorozmowy telefonicznej ze służbowego smartfona,
- wideokonferencji poprzez komunikator internetowy, np. Skype (inspektor pracy przesyła link do spotkania służbową pocztą elektroniczną),
- innych narzędzi lub systemów teleinformatycznych.
V. Wszelkie dokumenty przekazywane przez inspektorów za pośrednictwem poczty elektronicznej są odpowiednio zabezpieczone przed możliwością odczytania przez osoby nieuprawnione.
VI. Przez komunikator internetowy albo przez telefon nie przeprowadza się przesłuchań, jak również innych czynności kontrolnych, których przeprowadzenie w sposób zdalny ze względu na ich charakter byłoby utrudnione.
VII. Protokół z kontroli zdalnej
Celem umożliwienia zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem inspektor pracy dokonuje przedstawienia podmiotowi kontrolowanemu kopii protokołu kontroli wraz z informacją uzupełniającą:
- za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP lub
- za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.
Po przekazaniu kopii protokołu kontroli następuje jego omówienie, które można zrealizować także za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.
Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu (art. 31 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy).
Po upływie ww. terminu do wniesienia zastrzeżeń opatrzony podpisami inspektora pracy jeden egzemplarz protokołu (bez zmian, zmieniony lub uzupełniony) inspektor przesyła podmiotowi kontrolowanemu wraz z informacją za pośrednictwem operatora pocztowego. Natomiast podmiot kontrolowany:
- podpisuje protokół albo dokonuje adnotacji o odmowie jego podpisania i przesyła dokument za pośrednictwem operatora pocztowego zwrotnie na adres właściwego okręgowego inspektoratu pracy ze wskazaniem imienia i nazwiska inspektora pracy,
- nie dokonuje w terminie zwrotnego odesłania egzemplarza protokołu kontroli, co jest równoznaczne z odmową podpisania protokołu.
VIII. Notatka urzędowa
W przypadku zakończenia kontroli notatką urzędową jej kopię przesyła się podmiotowi kontrolowanemu za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.
Zasady przeprowadzania czynności kontrolnych bezpośrednio w siedzibie podmiotu kontrolowanego
- Co do zasady inspektor pracy będzie prowadził czynności kontrolne w nie więcej niż jednym podmiocie w danym dniu roboczym.
- Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, w sytuacji gdy nie wyklucza tego charakter kontroli, inspektor pracy podejmie próbę kontaktu telefonicznego lub mailowego celem ustalenia obowiązujących w kontrolowanym podmiocie procedur dotyczących utrzymania reżimu sanitarnego.
- Inspektor pracy jest wyposażony w odpowiednio dobrane środki ochrony indywidualnej, a także środki zabezpieczające przed rozprzestrzenianiem wirusa SARS-CoV-2, m.in.:
-
-
- ochronę dróg oddechowych półmaską filtrującą FFP2,
- osłonę twarzy – przyłbica lub okulary ochronne z osłonką boczną,
- całotworzywowe rękawice jednorazowe,
- środki do dezynfekcji rąk.
-
- Inspektor pracy będzie:
-
-
- stosował się do obowiązujących w kontrolowanym podmiocie procedur bezpieczeństwa w związku z ochroną przed możliwością zakażenia SARS-CoV-2, w tym stosował zalecane przez przedsiębiorcę środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed rozprzestrzenianiem wirusa SARS-CoV-2 (co wynika z art. 3044 Kodeksu pracy; Dz.U.2020.1320 t.j.),
- stosował wymaganą osłonę ust i nosa,
- przestrzegał higieny rąk,
- nie podawał dłoni na powitanie,
- poddawał się wymaganej dezynfekcji rąk czy obuwia,
- korzystał z udostępnionego przez przedsiębiorcę pomieszczenia,
- zachowywał wymagany dystans w stosunku do osób przebywających w kontrolowanym podmiocie min. 1,5 m.
-
- Po rozpoczęciu kontroli inspektor pracy ustali z kontrolowanym pracodawcą lub przedsiębiorcą zasady prowadzenia poszczególnych czynności kontrolnych.
- Celem usprawnienia procesu prowadzenia kontroli zaleca się:
-
-
- jeśli tylko jest to możliwe, udostępnienie wydzielonego pomieszczenia, w którym będą prowadzone czynności kontrolne,
-
-
-
- wyznaczenie najlepiej jednej osoby reprezentującej kontrolowany podmiot odpowiedzialnej za współpracę z inspektorem pracy i sprawne prowadzenie kontroli (udostępnianie dokumentów do kontroli, uczestniczenie w wizytacji pomieszczeń i stanowisk pracy itp.) – najlepiej osobę znającą zakład i procesy produkcyjne.
-
- W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych inspektor pracy:
-
-
- ograniczy spotkania wymagające bezpośredniej/fizycznej obecności większej liczby pracowników (np. z podmiotami reprezentującymi pracowników) na rzecz korzystania ze środków komunikacji elektronicznej,
- ograniczy do niezbędnego minimum czas wizytacji stanowisk pracy oraz czas przebywania na terenie zakładu (podlega to indywidualnej ocenie inspektora pracy, uzależnionej od stanu faktycznego i ilości nieprawidłowości, jeśli wystąpią),
- ograniczy do minimum kontakt z osobami, z którymi spotyka się w czasie prowadzenia czynności kontrolnych.
-
Zasady prowadzenia poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy
- przestrzegać higieny rąk,
- nie podawać ręki na powitanie,
- zachować bezpieczną odległość od innych osób min. 1,5 m,
- stosować osłony ust i nosa,
- stosować się do innych zasad określonych przez jednostki organizacyjne PIP.
Poszczególne czynności kontrolne będą prowadzone w wyodrębnionych i przeznaczonych do tego celu pomieszczeniach, z zachowaniem obowiązującego w jednostkach organizacyjnych PIP reżimu sanitarnego, tj.:
- dystansu fizycznego min. 1,5 m (stanowisko oddzielone od interesanta przegrodą, np. pleksiglasową),
- udostępnienia środków do dezynfekcji rąk,
- zapewnienia, w miarę dostępności, przepływowej dezynfekcji powietrza promieniowaniem UVC za pomocą opraw bakteriobójczych z funkcją wymuszonego przepływu powietrza,
- pomieszczenia (po każdym spotkaniu) są wietrzone oraz dezynfekuje się powierzchnie, z którymi mają kontakt osoby odwiedzające jednostki organizacyjne PIP.
Zakres przedmiotowy kontroli związanych z przestrzeganiem rozwiązań prawnych wprowadzonych przepisami „tarcz antykryzysowych”
- porozumienia o warunkach i trybie wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (zawarcie porozumienia i przekazanie właściwemu OIP, wysokość wynagrodzenia pracownika objętego przestojem ekonomicznym, wysokość wynagrodzenia pracownika objętego obniżonym wymiarem czasu pracy);
- porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy oraz porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (zawarcie porozumienia i przekazanie właściwemu OIP, prawidłowość wprowadzenia i stosowania systemu równoważnego czasu pracy);
- porozumienia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi o zawieszeniu obowiązków pracodawcy związanych z tworzeniem lub funkcjonowaniem ZFŚS;
- ograniczeń w stosowaniu nieprzerwanego odpoczynku;
- ograniczeń wysokości odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń pieniężnych;
- wykonywania pracy zdalnej;
- udzielania urlopu zaległego przez pracodawcę bez zgody pracownika;
- zwalniania młodocianych z obowiązku świadczenia pracy;
- utrzymania w zatrudnieniu pracowników objętych dofinansowaniem.
Kontrole PIP w zakresie działań podejmowanych przez pracodawców w celu zapewnienia osobom pracującym odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy w czasie epidemii COVID-19
W związku z wprowadzonym stanem epidemii inspektorzy pracy podczas kontroli sprawdzą realizację obowiązków nałożonych na pracodawców i zakłady pracy, mających na celu ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się koronawirusa Sars-Cov-2, w tym:
- stosowanie się do aktualnie obowiązujących ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii,
- zapewnianie realizacji obowiązku przekazywania pracownikom informacji o zagrożeniach dla zdrowia i życia oraz o podjętych działaniach ochronnych i zapobiegawczych.
Podczas kontroli, w zależności od profilu działalności zakładu pracy (przedsiębiorstwa), w tym realizowanych procesów pracy i czynności wykonywanych przez osoby pracujące, wskazujących na duże prawdopodobieństwo kontaktu z osobą zarażoną wirusem SARS-CoV-2, sprawdzane są w szczególności kwestie związane z:
- aktualizacją oceny ryzyka zawodowego i/lub wprowadzeniem procedur (wskazówek/ zaleceń/ dobrych praktyk) antykowidowych (patrz informacje dotyczące oceny ryzyka zawodowego),
- wyposażeniem pracowników w środki ochrony indywidualnej lub środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii (maseczki, przyłbice, rękawiczki, płyny dezynfekujące, środki higieniczne, środki do dezynfekcji rąk, itp.),
- organizacją stanowisk pracy (z uwzględnieniem wymaganej odległości min. 1,5 m między stanowiskami pracy), w tym prawidłowej organizacji stanowisk pracy zatrudnionym i/lub osobom pracującym, mającym kontakt z interesantami/klientami/osobami trzecimi (dystans społeczny min. 1,5 m, przegrody fizyczne, środki ochrony, itp.),
- wdrożeniem (w miarę możliwości) rozwiązań organizacyjnych przewidujących wykonywanie pracy zdalnej lub pracy rotacyjnej.
O stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie spełniania wymagań mających na celu ograniczanie ryzyka zakażania koronawirusem inspektorzy pracy informują, zgodnie z ustawową kompetencją, właściwe organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Źródło: pip.gov.pl
