Użytkownik nie jest zalogowany.
Zapoznaj się z wydanymi w 2024 r. i 2025 r., najciekawszymi stanowiskami i wyjaśnieniami resortowymi (np. PIP, ZUS, resortu pracy) z obszaru:
- Wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent urlopowy
- Urlopy (w tym wypoczynkowe i związane z rodzicielstwem) oraz inne nieobecności
- Świadczenia chorobowe (w tym zasiłki)
- Czas pracy, odpoczynek i nadgodziny
- RODO, dane osobowe, rekrutacja i sygnaliści
- Badania lekarskie, niepełnosprawność
- ZFŚS, składki ZUS, potrącenia
Wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent urlopowy
Ekwiwalent za urlop po podwyżce płacy minimalnej
W opinii z 12 czerwca 2025 r. MRPiPS wskazało, jak przeliczać zmienne składniki wynagrodzenia przyjmowane do podstawy ekwiwalentu za urlop w sytuacji, gdy stawka godzinowa pracownika jest niższa od tej wynikającej z płacy minimalnej. Resort stwierdził, że w miesiącach, w których umowna stawka godzinowa była niższa od minimalnej, należy dokonać wyrównania i przyjąć do podstawy ekwiwalentu przeliczone, wyższe wynagrodzenie. Jeśli jednak w którymś miesiącu faktyczna stawka pracownika była wyższa od minimalnej (np. z powodu dużej liczby godzin pracy), do obliczeń należy przyjąć stawkę rzeczywistą, bez dokonywania przeliczeń.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 z dnia 10.08.2025 r.
Nadgodziny dobowe a podstawa ekwiwalentu za urlop
W stanowisku z 18 lipca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że przy obliczaniu podstawy ekwiwalentu za urlop wynagrodzenia za nadgodziny dobowe nie przelicza się na dodatkowe dni pracy. Resort podkreślił, że praca w godzinach nadliczbowych zwiększa kwotę wynagrodzenia, ale nie zmienia liczby faktycznie przepracowanych dni w miesiącu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia urlopowego (§ 16 ust. 2), przy obliczeniach kluczowa jest liczba dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, a nie łączna liczba przepracowanych godzin. Oznacza to, że wynagrodzenie dzieli się przez liczbę dni, w które pracownik świadczył pracę, niezależnie od tego, czy w tych dniach wystąpiły nadgodziny.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 z dnia 10.08.2025 r.
Ustalanie dzielnika przy ekwiwalencie za urlop przy krótkim zatrudnieniu
W stanowisku z 8 maja 2025 r. MRPiPS wyjaśniło, jak ustalać dzielnik przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego krócej niż 3 miesiące. Resort wskazał, że przy uśrednianiu zmiennych składników wynagrodzenia należy wziąć pod uwagę liczbę miesięcy, z których wynagrodzenie zostało przyjęte do podstawy, wliczając w to również miesiące niepełne. Dzielnikiem będzie zatem faktyczna liczba miesięcy (także tych nieprzepracowanych w całości), za które uwzględniono płacę w podstawie wymiaru ekwiwalentu.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 (629) z dnia 01.06.2025
Podstawa ekwiwalentu za urlop przy krótkim zatrudnieniu
Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 3 kwietnia 2025 r., w przypadku pracownika zatrudnionego krócej niż trzy miesiące, którego stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w trakcie miesiąca, podstawę ekwiwalentu za urlop należy uśrednić. Oznacza to, że uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za faktycznie przepracowany okres i uśrednia je stosownie do liczby miesięcy zatrudnienia (wliczając miesiące niepełne). Resort podkreślił, że nie ma podstaw prawnych, aby w takiej sytuacji sztucznie uzupełniać (dopełniać) wynagrodzenie do kwoty, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował pełne miesiące.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 9 (627) z dnia 1.05.2025 r.
Obliczanie wynagrodzenia za urlop na początku zatrudnienia (dwa stanowiska)
W stanowiskach z 3 i 6 marca 2025 r. MRPiPS oraz GIP odniosły się do problemu obliczania wynagrodzenia za urlop w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia przy wypłacie przesuniętej na kolejny miesiąc.
- Stanowisko MRPiPS: Resort pracy uznał, że należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia należne za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu. Jeśli urlop był w pierwszym miesiącu, podstawę stanowi wynagrodzenie z tego miesiąca. Jeśli w drugim – średnia z obu miesięcy. Celem jest jak najwierniejsze odzwierciedlenie pensji, jaką pracownik by otrzymał, gdyby pracował.
- Stanowisko GIP: Główny Inspektorat Pracy nie zajął jednoznacznego stanowiska, stwierdzając, że nie jest uprawniony do rozstrzygania takich kwestii, a ostateczna interpretacja należy do sądu pracy.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 55 (6472) z dnia 20.03.2025 r.
Brak wynagrodzenia za dzień wolny kończący okres wypowiedzenia
W stanowiskach z 3 i 6 marca 2025 r. zarówno MRPiPS, jak i GIP zgodnie potwierdziły, że pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za dzień, w którym kończy się jego okres wypowiedzenia, jeśli jest to dzień wolny od pracy (np. sobota) i jednocześnie pierwszy dzień nowego miesiąca, w którym pracownik nie świadczył już pracy. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy, wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a w opisanej sytuacji pracownik w tym miesiącu w ogóle nie pracował.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 55 (6472) z dnia 20.03.2025 r.
Wynagrodzenie przy zmianie stawki w trakcie miesiąca (dwa stanowiska)
W stanowiskach z 3 i 6 marca 2025 r. resort pracy i inspekcja pracy odniosły się do obliczania wynagrodzenia pracownika, któremu w trakcie miesiąca zmieniono stawkę zaszeregowania, przy nierównomiernym rozkładzie czasu pracy.
- Stanowisko GIP: Inspekcja wskazała, że wynagrodzenie należy obliczyć oddzielnie dla okresu obowiązywania starej i nowej stawki. GIP nie sprecyzował jednak, jaki dzielnik (nominalny czy faktyczny czas pracy) należy zastosować do obliczeń.
- Stanowisko MRPiPS: Ministerstwo doprecyzowało, że przy obliczeniach dla każdej części miesiąca jako dzielnika należy użyć nominalnego wymiaru czasu pracy dla całego miesiąca (zgodnie z art. 130 k.p.), a nie faktycznie zaplanowanych godzin w danym okresie.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 55 (6472) z dnia 20.03.2025 r.
Wynagrodzenie autorskie nie wlicza się do płacy minimalnej
W odpowiedzi z 31 stycznia 2022 r. (znak KT-OOGPR-01.450.18.2022.2) PIP, powołując się na klasyfikację GUS oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego, stwierdził, że wynagrodzenie z tytułu przeniesienia praw autorskich (tzw. honorarium autorskie, objęte 50% KUP) nie jest zaliczane do wynagrodzeń osobowych. Oznacza to, że nie wlicza się go do płacy minimalnej. Jeśli więc wynagrodzenie zasadnicze pracownika jest niższe od minimalnego, pracodawca ma obowiązek je wyrównać, nawet jeśli pracownik otrzymuje dodatkowo honorarium autorskie.
Źródło: Odpowiedź PIP udzielona dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
Jak rozumieć „przepracowaną część miesiąca” przy chorobie
W stanowisku z 27 czerwca 2017 r. (znak DPR.III.053.206.2017.MW) MRPiPS wyjaśniło, że zwrot „przepracowana część miesiąca” użyty w przepisach o wynagrodzeniach odnosi się do sytuacji, gdy pracownik świadczył pracę przez część swojego wymiaru czasu pracy w danym miesiącu, a przez resztę był nieobecny z powodu zwolnienia lekarskiego. W takim przypadku, aby obliczyć wynagrodzenie za pracę, jego stałą miesięczną stawkę dzieli się przez 30, mnoży przez liczbę dni zwolnienia, a uzyskaną kwotę odejmuje od pełnego wynagrodzenia.
Źródło: Stanowisko MRPiPS wydane dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca a choroba w dni wolne
W odpowiedzi z 15 lipca 2021 r. (znak KT-OOGPR-01.450.110.2021.2) PIP wyjaśnił, że pracownik otrzymujący stałe wynagrodzenie miesięczne w długim okresie rozliczeniowym dostaje pełną pensję niezależnie od liczby zaplanowanych godzin pracy w danym miesiącu. Jeśli pracownik zachoruje w miesiącu, w którym miał zaplanowanych mało dni pracy, to wynagrodzenie chorobowe i tak przysługuje mu za wszystkie dni kalendarzowe choroby, w tym za dni wolne od pracy. Może to skutkować sytuacją, w której łączna wypłata za dany miesiąc (wynagrodzenie za pracę + świadczenie chorobowe) będzie wyższa niż jego standardowa pensja.
Źródło: Odpowiedź PIP udzielona dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
Urlopy (w tym wypoczynkowe i związane z rodzicielstwem) oraz inne nieobecności
Urlop dodatkowy osoby niepełnosprawnej przy ustaniu zatrudnienia
W stanowisku z 1 sierpnia 2025 r. MRPiPS odniosło się do sytuacji, w której pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności nabywa prawo do pierwszego dodatkowego urlopu, a niedługo potem jego umowa o pracę ulega rozwiązaniu. Resort wyjaśnił, że jeśli do rozwiązania stosunku pracy dochodzi w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu, wymiar tego urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Pracownik powinien wykorzystać ten urlop w naturze do dnia ustania zatrudnienia. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystaną część urlopu.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 17 (635) z dnia 1.09.2025 r.
Przejęcie urlopu macierzyńskiego przez ojca w wymiarze innym niż tygodniowy
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 27 maja 2025 r. potwierdziło, że matka może zrezygnować z części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni, nawet jeśli pozostały okres nie stanowi wielokrotności tygodnia (np. po 14 tygodniach i 2 dniach). W takiej sytuacji ojciec dziecka może przejąć pozostałą część urlopu, która również nie musi być wielokrotnością tygodnia. Resort podkreślił, że urlop ojcowski jest kontynuacją urlopu matki i musi rozpocząć się bezpośrednio po terminie jej rezygnacji, co umożliwia taką elastyczność.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna z dnia 20 czerwca 2025 r.
Aktualizacja informacji o urlopie w przypadku wypowiedzenia umowy
W stanowisku z 11 marca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło, że pracodawca ma obowiązek zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia, gdy umowa o pracę ustaje w trakcie roku. W takiej sytuacji dokument ten musi odzwierciedlać faktyczny, proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki przysługuje pracownikowi za przepracowany okres. Obowiązek ten wynika z przepisów Kodeksu pracy (art. 29), które zobowiązują pracodawcę do zapewnienia pracownikowi aktualnych informacji o jego prawach i warunkach zatrudnienia.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 276 z kwietnia 2025 r.
Uzupełniający urlop macierzyński a hospitalizacja dziecka
W stanowisku z 11 marca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (przysługującego w przypadku urodzenia wcześniaka lub hospitalizacji dziecka) jest niezależne od tego, czy matka przerwała podstawowy urlop macierzyński. Resort podkreślił, że są to dwa odrębne uprawnienia. Oznacza to, że pracownica może skorzystać z obu tych możliwości (przerwać urlop i wziąć zasiłek opiekuńczy, a następnie skorzystać z urlopu uzupełniającego) lub tylko z jednej z nich.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 65 (6482) z dnia 3.04.2025 r.
Prawo ojca do urlopu rodzicielskiego a świadczenie rodzicielskie matki
Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 21 stycznia 2025 r., pobieranie przez matkę dziecka świadczenia rodzicielskiego (tzw. kosiniakowego) nie wpływa na uprawnienia ojca-pracownika do urlopu rodzicielskiego. Ojciec może wykorzystać przysługującą mu pulę urlopu (32 tygodnie, po odliczeniu 9 tygodni nieprzenoszalnych), niezależnie od sytuacji matki. Kluczowe jest jedynie posiadanie przez niego statusu pracownika. W tym samym stanowisku resort dodał, że pobieranie przez ojca zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego nie pozbawi matki prawa do świadczenia rodzicielskiego, o ile te dwa świadczenia nie będą pobierane w tym samym czasie na to samo dziecko.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 4 (622) z dnia 10.02.2025
Sposób udzielania urlopu bezpłatnego – dni kalendarzowe czy doby pracownicze
W stanowisku z 10 lutego 2025 r. MRPiPS wyjaśniło, że urlop bezpłatny może być udzielany zarówno na dni kalendarzowe, jak i na doby pracownicze. Ponieważ udzielenie urlopu jest wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, to we wniosku pracownik powinien precyzyjnie określić, w jaki sposób chce z niego skorzystać – np. wskazując, że urlop ma trwać do godziny 23:59 danego dnia (dzień kalendarzowy) lub do końca jego doby pracowniczej.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 35 (6452) z dnia 20.02.2025 r.
Zasady korzystania z uprawnień dla rodziców wcześniaków
W serii wyjaśnień z 13 lutego 2025 r. MRPiPS doprecyzowało kwestie związane z nowym, uzupełniającym urlopem macierzyńskim:
- Prawo ojca do urlopu: Ojciec-pracownik nie ma prawa do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, jeśli matka dziecka nie jest zatrudniona na umowę o pracę i nie korzysta z urlopu macierzyńskiego. Dla rodziców nieubezpieczonych wprowadzono analogiczne rozwiązanie w postaci wydłużonego świadczenia rodzicielskiego.
- Łączenie urlopów: Nie ma przeszkód, aby jeden rodzic korzystał z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego w tym samym czasie, gdy drugi rodzic przebywa na urlopie rodzicielskim.
- Wymiar urlopu: Rodzic może zawnioskować o krótszy wymiar urlopu uzupełniającego, niż wynika to z zaświadczenia o hospitalizacji dziecka. Urlop ten musi być jednak wykorzystany jednorazowo.
- Rezygnacja z urlopu: Pracownik może w dowolnym momencie zrezygnować z dalszego korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, składając odpowiedni wniosek do pracodawcy.
- Termin złożenia wniosku: Wniosek o urlop uzupełniający należy złożyć co najmniej 21 dni przed końcem podstawowego urlopu macierzyńskiego. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku złożonego po tym terminie, a jego ewentualne przyjęcie może być kwestionowane przez ZUS przy wypłacie zasiłku.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 45 (6462) z dnia 6.03.2025 r.
Pomniejszenie urlopu wypoczynkowego a urlop bezpłatny i wychowawczy
W stanowisku z 1 października 2024 r. GIP wyjaśnił, jak obliczyć urlop pracownika, którego umowa rozwiązuje się w ostatnim dniu długotrwałej nieobecności:
- Urlop bezpłatny: Długi urlop bezpłatny (trwający co najmniej miesiąc) pomniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeśli umowa rozwiąże się w ostatnim dniu urlopu bezpłatnego, pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny tylko za okres przepracowany przed jego rozpoczęciem.
- Urlop wychowawczy: W analogicznej sytuacji, gdy umowa kończy się w ostatnim dniu urlopu wychowawczego, urlopu wypoczynkowego nie pomniejsza się. Pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny za cały okres zatrudnienia w danym roku, włącznie z okresem przebywania na urlopie wychowawczym.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 270 z listopada 2024 r.
Rozliczanie urlopu wypoczynkowego przy rozwiązaniu umowy (ponowne stanowisko)
W stanowisku z 4 września 2024 r. GIP ponownie potwierdził zasady obliczania urlopu wypoczynkowego, gdy umowa rozwiązuje się w trakcie długiej nieobecności. Urlop wychowawczy nie zmniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego za dany rok, natomiast trwający co najmniej miesiąc urlop bezpłatny obniża ten wymiar proporcjonalnie.
Źródło: Serwis PortalKadrowy.pl – data opublikowania: 10.09.2024 r.
Moment zakończenia umowy na zastępstwo
W stanowisku z 4 września 2024 r. MRPiPS sprecyzowało, że umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się z ostatnim dniem nieobecności pracownika zastępowanego. Obejmuje to również dzień, w którym zastępowany pracownik wykonuje badania kontrolne po długiej chorobie, ponieważ jest to wciąż okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Umowa na zastępstwo kończy się więc w przeddzień faktycznego powrotu pracownika zastępowanego do świadczenia pracy.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 269 z października 2024 roku
Podział opieki nad dzieckiem do lat 14 między rodziców
Ministerstwo Pracy w stanowisku z 4 września 2024 r. potwierdziło, że rodzice mogą podzielić się zwolnieniem na opiekę nad dzieckiem do lat 14 (2 dni lub 16 godzin). Jedno z nich może wziąć jeden dzień, a drugie drugi. Co więcej, każdy z rodziców może wykorzystać swoją część w innej formie – np. matka w dniach, a ojciec w godzinach, w zależności od tego, jak złoży swój pierwszy wniosek w danym roku kalendarzowym.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 269 z października 2024 roku
Przerwa na karmienie a zwolnienie z powodu siły wyższej
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 26 lipca 2024 r. wyjaśnił, że jeśli pracownica uprawniona do przerw na karmienie piersią chce skorzystać z całodniowego zwolnienia z powodu siły wyższej, powinna złożyć wniosek na cały swój dobowy wymiar czasu pracy (np. 8 godzin). W dniu, w którym pracownica w ogóle nie świadczy pracy, przerwy na karmienie nie przysługują, więc nie pomniejszają one wymiaru wykorzystanego zwolnienia.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 268 z września 2024 roku
Zasady naliczania dodatkowego urlopu osoby z niepełnosprawnością
Ministerstwo Pracy w stanowisku z 12 listopada 2024 r. sprecyzowało kwestie związane z dodatkowym urlopem dla osób z niepełnosprawnością:
- Nabycie prawa: Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu (10 dni) pracownik nabywa po przepracowaniu jednego roku od dnia zaliczenia go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
- Urlop proporcjonalny: Urlop ten, podobnie jak urlop wypoczynkowy, podlega proporcjonalnemu przeliczeniu w przypadku zatrudnienia na część etatu lub przez część roku.
- Zmiana pracodawcy: Przy zmianie pracodawcy w ciągu roku urlop dodatkowy nalicza się proporcjonalnie u każdego z nich.
Źródło: Serwis PortalKadrowy.pl – data opublikowania: 10.01.2025 r.
Czas trwania umowy na okres próbny – nie tylko w miesiącach
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 29 czerwca 2024 r. (znak GIP-GBI.0701.105.2023.3) potwierdził, że umowa o pracę na okres próbny nie musi być zawierana na pełne miesiące. Prawidłowe jest zawarcie jej na dowolny, dopuszczalny przepisami okres, na przykład na 5 tygodni. Pracodawca musi jednak pamiętać, że długość okresu próbnego wpływa na minimalny okres trwania kolejnej umowy na czas określony, jaką będzie mógł zawrzeć z pracownikiem.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (610) z dnia 10.08.2024 r.
Sposób udzielania zwolnień od pracy – doby pracownicze, nie kalendarzowe
W stanowisku z 12 listopada 2024 r. MRPiPS, w odróżnieniu od wcześniejszej opinii GIP, stwierdziło, że zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej oraz opieki nad dzieckiem do lat 14 powinny być udzielane na dni pracy, a więc w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobie pracowniczej. Oznacza to, że liczą się one od godziny planowego rozpoczęcia pracy, a nie od północy (jako dni kalendarzowe).
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 231 (6396) z dnia 28.11.2024 r.
Sposób rozliczania absencji (odmienne stanowisko GIP)
W stanowisku z 5 czerwca 2024 r. (znak GIP-GBI.0701.73.2024.3), odmiennym od późniejszego stanowiska MRPiPS, Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że absencje takie jak urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, opieka nad dzieckiem, urlop bezpłatny oraz zwolnienie z powodu siły wyższej powinny być rozliczane w dniach kalendarzowych, a nie w dobach pracowniczych, zwłaszcza gdy pracownik wnioskuje o nie na cały dzień.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 114 (6279) z dnia 13.06.2024 r.
Sposób liczenia absencji pracowniczych (dwa stanowiska)
- Zwolnienia lekarskie: W stanowisku z 15 listopada 2024 r. ZUS potwierdził, że okres niezdolności do pracy wskazany na zwolnieniu lekarskim trwa do końca danego dnia kalendarzowego, czyli do godziny 23:59. System pracy zmianowej nie ma na to wpływu.
- Zwolnienie z powodu siły wyższej: Z kolei GIP w stanowisku z 3 grudnia 2024 r. wskazał, że przy udzielaniu zwolnienia z powodu siły wyższej pojęcie „dnia” należy utożsamiać z dobą pracowniczą (24 godziny od planowego rozpoczęcia pracy), a nie z dniem kalendarzowym.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 20 (6437) z dnia 30.01.2025 r.
Świadczenia chorobowe (w tym zasiłki)
Wynagrodzenie „powodziowe” a podstawa świadczeń chorobowych
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 30 lipca 2025 r. wyjaśnił, jak obliczyć podstawę wymiaru świadczeń chorobowych pracownika wynagradzanego stawką godzinową, który w związku z powodzią miał usprawiedliwione nieobecności w pracy. W analizowanym przypadku we wrześniu 2024 r. pracownik był nieobecny z powodu powodzi i choroby, a w październiku 2024 r. z powodu powodzi oraz zwolnienia na usuwanie jej skutków. ZUS wskazał, że za wrzesień 2024 r. wynagrodzenie godzinowe należy traktować jako składnik stały i uzupełnić je poprzez pomnożenie stawki przez nominalny wymiar czasu pracy. Natomiast za październik 2024 r. całe wynagrodzenie należy potraktować jako zmienne. Powodem jest wypłata tzw. wynagrodzenia powodziowego, które oblicza się jak wynagrodzenie urlopowe, a co za tym idzie, ma ono charakter zmienny i wymaga uzupełnienia według zasad dla zmiennych składników płacy.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 17 (635) z dnia 1.09.2025 r.
Wynagrodzenie ze zlecenia a podstawa zasiłku opiekuńczego
W stanowisku z 16 lipca 2025 r. ZUS wyjaśnił, że wynagrodzenie z umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą należy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego. Dla celów ubezpieczeniowych taki przychód jest traktowany na równi z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Jeśli więc wynagrodzenie za zlecenie, określone w stałej kwocie, zostało wypłacone za miesiąc, który jest uwzględniany przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku (w opisywanym przypadku za maj 2025 r.), to należy je do tej podstawy wliczyć.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 15 z dnia 01.08.2025 r.
Brak zasiłku chorobowego dla menedżera z prawem do pełnego wynagrodzenia
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 13 maja 2025 r. orzekł, że menedżer, którego kontrakt gwarantuje zachowanie pełnego wynagrodzenia za określony czas choroby (np. pierwsze 14 dni), nie ma prawa do zasiłku chorobowego za ten okres. Prawo do zasiłku powstaje dopiero po upływie tego terminu, gdy wynagrodzenie kontraktowe ulega obniżeniu z powodu dalszej niezdolności do pracy. ZUS zaznaczył, że zapisy umowy menedżerskiej, podobnie jak umowy o pracę czy zlecenia, są traktowane jako „przepisy o wynagradzaniu”, które regulują uprawnienia pracownicze w czasie choroby.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 z dnia 1.06.2025 r.
Składka chorobowa zleceniobiorcy a wynagrodzenie za poprzedni miesiąc
W stanowisku z 13 maja 2025 r. ZUS wyjaśnił, że w przypadku gdy zleceniobiorca przystępuje do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie miesiąca, składka na to ubezpieczenie nie jest należna od wynagrodzenia za okres, w którym nie był jeszcze objęty ochroną. Kluczowy jest okres, za który wynagrodzenie przysługuje, a nie data jego wypłaty. Jeśli więc zleceniobiorca dołączył do ubezpieczenia w lutym, a w tym miesiącu otrzymał zapłatę za pracę wykonaną w styczniu, od tej kwoty nie należy potrącać składki chorobowej. Pierwsza składka zostanie naliczona dopiero od wynagrodzenia za luty.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 z dnia 1.06.2025 r.
Zasady uzupełniania zmiennej premii procentowej w podstawie zasiłkowej
W stanowisku z 25 kwietnia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprecyzował, jak uzupełniać podstawę wymiaru świadczeń chorobowych w miesiącu, w którym pracownik oprócz dni pracy miał również urlop wypoczynkowy i otrzymywał zmienną premię procentową. ZUS wskazał, że w takiej sytuacji całość wynagrodzenia z danego miesiąca, włączając w to składniki stałe (np. płacę zasadniczą), należy potraktować jako składniki zmienne. Uzupełnienie polega na zsumowaniu wynagrodzenia za pracę i za urlop, podzieleniu tej kwoty przez liczbę dni przepracowanych i dni urlopu, a następnie pomnożeniu wyniku przez liczbę dni roboczych w danym miesiącu.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 10 (628) z dnia 10.05.2025
Termin składania wniosku o zasiłek macierzyński przez osoby dobrowolnie ubezpieczone
W stanowisku z 7 kwietnia 2025 r. ZUS wyjaśnił różnice w terminach składania wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający uzupełniającemu urlopowi macierzyńskiemu. Podczas gdy pracownicy muszą złożyć wniosek co najmniej 21 dni przed końcem podstawowego urlopu, osoby ubezpieczone dobrowolnie (np. zleceniobiorcy, przedsiębiorcy) mają na to więcej czasu. Muszą one złożyć wniosek najpóźniej w ostatnim dniu pobierania zasiłku za okres podstawowy. Warunkiem jest jednak, aby okres pobierania zasiłku uzupełniającego nastąpił bezpośrednio po zakończeniu okresu podstawowego.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 75 (6492) z dnia 17.04.2025 r.
Podstawa wymiaru zasiłku w przypadku niewypłacania pensji przez pracodawcę
W stanowisku z 10 lutego 2025 r. ZUS potwierdził, że jeżeli pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. Podstawą nie może być wynagrodzenie wynikające z umowy, lecz to, które zostało faktycznie wypłacone. Jeśli pensja nie została wypłacona w ogóle, stosuje się gwarancję minimalnej podstawy. ZUS dodał, że w przypadku późniejszej wypłaty zaległego wynagrodzenia należy ponownie przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku i wypłacić pracownikowi należne wyrównanie.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 40 (6457) z dnia 27.02.2025 r.
Podstawa zasiłku przy braku wypłaty wynagrodzenia (ponowne stanowisko)
W kolejnym stanowisku z 10 lutego 2025 r. ZUS powtórzył, że w sytuacji, gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia, podstawą wymiaru zasiłku chorobowego jest kwota minimalnego wynagrodzenia, a nie kwota wynikająca z umowy o pracę. Niewypłacona pensja nie może stanowić podstawy do obliczenia świadczenia. W przypadku późniejszego uregulowania zaległości przez pracodawcę, podstawa wymiaru zasiłku musi zostać przeliczona, a pracownikowi należy wypłacić odpowiednie wyrównanie.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 40 (6457) z dnia 27.02.2025 r.
Kiedy przerwa w zwolnieniu lekarskim otwiera nowy okres zasiłkowy
W stanowisku z 31 stycznia 2025 r. ZUS wyjaśnił, że okresy pobierania zasiłku opiekuńczego lub przebywania na urlopie wychowawczym nie wliczają się do jednego okresu zasiłkowego. Są to przerwy w niezdolności do pracy z powodu choroby. Oznacza to, że jeśli pracownik po zakończeniu poprzedniego zwolnienia lekarskiego miał przerwę dłuższą niż 60 dni (obejmującą np. opiekę nad dzieckiem), a następnie znów zachorował, należy otworzyć mu nowy, 182-dniowy okres zasiłkowy.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 25 (6442) z dnia 6.02.2025 r.
Warunki wypłaty zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 31 stycznia 2025 r. przypomniał, że aby pracownik mógł otrzymać zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru z ubezpieczenia wypadkowego, musi udokumentować związek swojej niezdolności do pracy z wcześniejszym wypadkiem. Do tego celu niezbędne jest specjalne zaświadczenie lekarskie. Do momentu jego dostarczenia pracodawca wypłaca zasiłek w standardowej wysokości 80%. Po otrzymaniu dokumentu następuje wyrównanie świadczenia do 100%, bez naliczania odsetek za opóźnienie, jeśli wypłata nastąpi w ciągu 30 dni.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 35 (6452) z dnia 20.02.2025 r.
Brak prawa do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego dla ojca wcześniaka, gdy matka nie jest pracownikiem
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 maja 2025 r. wyjaśnił, że ojciec-pracownik nie może skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (przysługującego w przypadku hospitalizacji wcześniaka), jeśli matka dziecka nie jest zatrudniona na umowę o pracę (np. prowadzi działalność gospodarczą lub pracuje na zleceniu). Prawo do tego urlopu wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy i jest ściśle powiązane z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego przez matkę-pracownicę. Pobieranie przez matkę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi nie daje ojcu uprawnienia do tego świadczenia.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i płace nr 93 (6510) z dnia 15.05.2025
Uzupełnianie „trzynastki” w podstawie wymiaru zasiłku
W stanowisku z 28 czerwca 2024 r. ZUS orzekł, że dodatkowe wynagrodzenie roczne („trzynastka”), które jest pomniejszane za niektóre usprawiedliwione nieobecności (np. zwolnienie na opiekę nad dzieckiem, urlop okolicznościowy, dzień wolny za oddanie krwi), przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy uzupełnić. Oznacza to, że do podstawy przyjmuje się kwotę „trzynastki”, jaką pracownik otrzymałby, gdyby nie miał tych nieobecności.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 15 (609) z dnia 1.08.2024 r.
Podstawa zasiłku a wynagrodzenie „powodziowe”
W stanowisku z 15 października 2024 r. ZUS wyjaśnił, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik miał usprawiedliwione nieobecności związane z powodzią, należy uzupełnić. Warunkiem jest jednak, aby pracownik, mimo tych nieobecności, przepracował w danym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Jeżeli przepracował mniej niż połowę, wynagrodzenie za ten miesiąc jest wyłączane z podstawy wymiaru zasiłku.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 221 (6386) z dnia 14.11.2024 r.
Uzupełnianie podstawy zasiłkowej w systemie równoważnym – liczą się dni, nie godziny
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 13 września 2024 r. wyjaśnił, że przy ustalaniu, czy pracownik w systemie równoważnym przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy (warunek uzupełnienia podstawy zasiłkowej), należy brać pod uwagę liczbę przepracowanych dni, a nie godzin. Nawet jeśli pracownik z powodu choroby pracował mniej niż połowę dni z harmonogramu, ale wypracował w nich więcej niż połowę zaplanowanych godzin, jego wynagrodzenie za ten miesiąc zostanie wyłączone z podstawy wymiaru świadczeń.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (614) z dnia 10.10.2024
Obowiązki pracodawcy po przywróceniu pracownika do pracy
W stanowisku MRPiPS wyjaśniono, jak postąpić w sytuacji, gdy pracownik zwolniony z pracy, a następnie przywrócony do niej wyrokiem sądu, w okresie pozostawania bez pracy pobierał zasiłek chorobowy z ZUS. Resort stwierdził, że po przywróceniu pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek ponownie zgłosić go do ubezpieczeń społecznych, ale nie odprowadza składek za czas, gdy pracownik nie świadczył pracy. Co istotne, zasiłek chorobowy wypłacony przez ZUS w tym okresie nie podlega ponownemu przeliczeniu ani wyrównaniu, nawet jeśli jego podstawa była inna niż byłaby w trakcie trwania zatrudnienia.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 124 (6289) z dnia 27.06.2024 r.
Czas pracy, odpoczynek i nadgodziny
Zasady odpoczynku w równoważnym systemie czasu pracy
W stanowisku z 11 czerwca 2025 r. (znak GIP-GBI.0701.50.2025.3) Główny Inspektorat Pracy sprecyzował, jak zapewnić odpoczynek pracownikowi w systemie równoważnym (art. 136 KP), gdy jego dniówka jest wydłużona, ale nie przekracza 11 godzin. GIP podkreślił, że po każdej pracy w przedłużonym wymiarze dobowym pracownikowi należy się odpoczynek trwający co najmniej tyle godzin, ile pracował. Jednocześnie, nawet jeśli praca trwała krócej niż 11 godzin (np. 9 lub 10), odpoczynek dobowy nie może być krótszy niż ustawowe 11 godzin. Niezmienny pozostaje również wymóg zapewnienia co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 14 z dnia 10.07.2025 r.
Wyjście prywatne nie wlicza się do odpoczynku dobowego
W stanowisku z 14 lutego 2025 r. Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że czasu zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych nie można zaliczyć do okresu nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Wyjście prywatne, nawet jeśli jest odpracowywane, stanowi usprawiedliwioną nieobecność w pracy, a nie czas wolny w rozumieniu przepisów o odpoczynku. Doba pracownicza liczy się od godziny planowanego rozpoczęcia pracy zgodnie z harmonogramem, a nie od godziny faktycznego przyjścia do pracy.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 40 (6457) z dnia 27.02.2025 r.
Zasady odpracowywania wyjść prywatnych
W stanowisku z 17 stycznia 2025 r. MRPiPS wyjaśniło kilka kwestii dotyczących odpracowywania wyjść prywatnych:
- Termin odpracowania: Możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego zarówno przed jego wystąpieniem, jak i w innym okresie rozliczeniowym.
- Pracownica w ciąży i rodzice małych dzieci: Kobieta w ciąży może odpracować wyjście tylko w tym samym dniu, aby nie przekroczyć 8-godzinnej normy dobowej. Rodzice małych dzieci mogą odpracowywać wyjście w inne dni, ale tylko jeśli wyrazili zgodę na pracę w nadgodzinach.
- Pracownik z niepełnosprawnością: Odpracowanie wyjścia prywatnego przez osobę niepełnosprawną nie jest traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych. Zaleca się jednak, by odpracowanie następowało tego samego dnia, aby nie naruszyć norm czasu pracy.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 274 z lutego 2025 r.
Rekompensata za pracę w dni wolne dla niepełnoetatowców
W stanowisku z 25 listopada 2024 r. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśniła, jak rekompensować pracę w dni wolne pracownikom zatrudnionym na część etatu:
- Za pracę w niedzielę: Jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę, musi wypłacić mu dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za sam fakt nieoddania dnia wolnego.
- Za pracę w „wolną sobotę”: Za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy pracownikowi nie przysługuje dodatek, o ile praca ta nie spowoduje przekroczenia jego norm czasu pracy (dobowej lub tygodniowej). Otrzyma on jedynie normalne wynagrodzenie za te godziny (tzw. godziny ponadwymiarowe), chyba że ich liczba przekroczy limit ustalony w umowie.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 25 (6442) z dnia 6.02.2025 r.
Brak możliwości odpracowania nieobecności nieusprawiedliwionej w dzień wolny
W stanowisku z 30 sierpnia 2024 r. (znak GIP-GBI.0701.119.2024.3) GIP stwierdził, że pracodawca nie może polecić pracownikowi pracy w dniu wolnym (np. w sobotę) w celu odpracowania nieobecności nieusprawiedliwionej. Praca w taki dzień jest dopuszczalna tylko w sytuacjach przewidzianych dla pracy w godzinach nadliczbowych, a odrabianie nieobecności do nich nie należy.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (613) z dnia 1.10.2024
Konieczność zapewnienia odpoczynku tygodniowego w każdym tygodniu
W stanowisku z 21 czerwca 2024 r. (znak GIP-GBI.0701.61.2024.3) GIP podkreślił, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego. Odpoczynek ten nie ma charakteru „przeciętnego”, co oznacza, że nie można go skumulować, planując w jednym tygodniu więcej dni wolnych kosztem braku odpoczynku w innym. Takie działanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 18 (612) z dnia 10.09.2024 r.
Nadgodziny głównego księgowego w służbie cywilnej
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów w stanowisku z 17 lipca 2024 r. wyjaśniła, że do członków korpusu służby cywilnej, w tym głównych księgowych, nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy dotyczących pracowników zarządzających zakładem pracy. Oznacza to, że mają oni prawo do rekompensaty za nadgodziny. Forma rekompensaty (czas wolny lub wynagrodzenie) zależy od ich statusu – czy są pracownikami, czy urzędnikami służby cywilnej, zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 178 (6343) z dnia 12.09.2024 r.
RODO, dane osobowe, rekrutacja i sygnaliści
Informowanie kandydatów o wynagrodzeniu
W swoim stanowisku z dnia 23 lipca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odniosło się do nowych przepisów, które od 24 grudnia 2025 r. zobowiązują pracodawców do informowania kandydatów do pracy o wysokości lub przedziale wynagrodzenia oraz o odpowiednich zapisach wewnątrzzakładowych regulacji płacowych. Resort wyjaśnił, że znowelizowany Kodeks Pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku odbierania od kandydata pisemnego potwierdzenia, że zapoznał się z tymi informacjami. Taki wymóg nie istnieje na żadnym etapie, ani podczas rekrutacji, ani po nawiązaniu stosunku pracy, ponieważ ustawa nowelizująca po prostu go nie przewiduje.
W tym samym stanowisku MRPiPS sprecyzowało również, co należy rozumieć przez „odpowiednie postanowienia” regulaminu wynagradzania. Zdaniem resortu, informacja przekazywana kandydatowi powinna być jak najbardziej kompleksowa i obejmować wszystkie elementy oraz zasady wynagradzania, które mogą go dotyczyć na danym stanowisku. Wynika to z szerokiej definicji wynagrodzenia zawartej w art. 18[3c] § 2 Kodeksu Pracy, która obejmuje wszystkie składniki pieniężne i niepieniężne. Zaznaczono przy tym, że świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Społecznych prawdopodobnie nie wliczają się do tej definicji, ale pozostałe świadczenia związane z pracą już tak.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 282 z sierpnia 2025 r.
Weryfikacja niekaralności cudzoziemca
Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 29 sierpnia 2025 r. rozwiał wątpliwości dotyczące obowiązku sprawdzania niekaralności cudzoziemców. W związku z wymogami urzędów, UODO wyjaśnił, że przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku pozyskiwania i przekazywania informacji o karalności cudzoziemca. Zgodnie z prawem, to organ prowadzący postępowanie (np. w sprawie zezwolenia na pracę) jest zobowiązany do samodzielnego uzyskania takich danych z Krajowego Rejestru Karnego. Obowiązek złożenia oświadczenia o niekaralności dotyczy wyłącznie samego pracodawcy, który musi potwierdzić, że nie był skazany za określone przestępstwa.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 283 z września 2025 r.
Przesunięcie obowiązku przekazywania kopii umów o pracę cudzoziemców
W wyjaśnieniu z 11 czerwca 2025 r. MRPiPS odniosło się do nowego obowiązku przekazywania kopii umów z cudzoziemcami do urzędów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ze względu na brak gotowych rozwiązań technicznych, termin ten został przesunięty na 1 lipca 2025 r. (dla zezwoleń sezonowych wydawanych przez starostę) oraz na 1 sierpnia 2025 r. (dla zezwoleń na pracę od wojewody). Resort potwierdził, że pracodawcy, którzy zawarli umowy od 1 czerwca 2025 r. do tych dat, są zwolnieni z tego obowiązku i nie poniosą z tego tytułu żadnych konsekwencji. Nie ma również potrzeby dosyłania tych dokumentów wstecz.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 z dnia 1.07.2025 r.
Informowanie kandydatów o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (sygnaliści)
W stanowisku z 7 maja 2025 r. MRPiPS potwierdziło, że pracodawca wypełni obowiązek informacyjny wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów, jeśli przekaże kandydatowi do pracy informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych już na etapie rekrutacji. Ustawa (art. 24 ust. 6) nie określa precyzyjnego momentu, w którym należy to zrobić, dlatego poinformowanie kandydata podczas procesu rekrutacyjnego lub negocjacji przed zawarciem umowy jest uznawane za prawidłowe i wystarczające.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 (629) z dnia 01.06.2025
Ostateczny termin na wdrożenie procedury dla sygnalistów
W stanowisku z 5 sierpnia 2024 r. MRPiPS ostatecznie potwierdziło, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób mają czas na przygotowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń dla sygnalistów do 1 stycznia 2025 roku. Trzymiesięczne vacatio legis od momentu publikacji ustawy to okres, w którym pracodawcy mogą rozpocząć prace nad procedurą, np. konsultacje ze związkami zawodowymi. Termin ten nie dotyczy podmiotów z branż wrażliwych (np. finansowej), które muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 154 (6319) z dnia 8.08.2024 r.
Zakaz wykorzystywania numeru kontaktowego w razie wypadku do innych celów
W stanowisku z 11 marca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jednoznacznie stwierdziło, że pracodawca nie może wykorzystywać numeru telefonu podanego przez pracownika jako kontakt „wypadkowy” do innych celów, np. w celu skontaktowania się z bliskimi w sprawie jego nieusprawiedliwionej nieobecności. Resort podkreślił, że takie działanie narusza zasady RODO, w szczególności zasadę celowości i minimalizacji danych. Dane osobowe zebrane w jednym, ściśle określonym celu (powiadomienie o wypadku) nie mogą być przetwarzane w żadnym innym.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 276 z kwietnia 2025 r.
Termin przeglądu danych osobowych osób z niepełnosprawnością
W stanowisku z 23 lipca 2024 r. MRPiPS przypomniało o obowiązku przeglądu danych osobowych (w tym danych o zdrowiu) osób z niepełnosprawnością, przetwarzanych na potrzeby ustawy o rehabilitacji. Przegląd ten musi odbywać się nie rzadziej niż co 5 lat. Dla podmiotów, które przetwarzały dane przed wejściem w życie przepisów, pierwszy termin minął 4 maja 2024 r. Natomiast podmioty, które rozpoczęły przetwarzanie danych po 4 maja 2019 r., powinny liczyć pięcioletni termin od dnia rozpoczęcia tego przetwarzania.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (610) z dnia 10.08.2024 r.
Ujawnianie informacji o urlopie wypoczynkowym
W stanowisku z 10 lipca 2024 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych stwierdził, że informacja o urlopie wypoczynkowym danego pracownika nie powinna być powszechnie dostępna dla wszystkich współpracowników. Dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby, którym jest ona niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych, takie jak bezpośredni przełożony, dział kadr czy osoba zastępująca. UODO odniósł się również do kwestii autoresponderów. Pracodawca może wymagać ich ustawienia, ale treść automatycznej odpowiedzi musi być zgodna z zasadą minimalizacji danych (RODO) i ograniczać się do niezbędnych informacji, np. terminu nieobecności i kontaktu do osoby zastępującej.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 267 z sierpnia 2024 roku
Badania lekarskie, niepełnosprawność
Ważność badań lekarskich od poprzedniego pracodawcy
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 10 lipca 2025 r. (znak UNP:GIP-25-193922) odniósł się do niejasności związanych z 30-dniowym terminem, w którym nowy pracodawca może honorować orzeczenie lekarskie od poprzedniego. Wątpliwość dotyczyła tego, czy termin ten należy liczyć do dnia podpisania nowej umowy, czy do dnia faktycznego rozpoczęcia pracy. GIP przyznał, że brakuje jednolitego stanowiska i orzecznictwa w tej sprawie, a opinie ekspertów są podzielone. Z tego powodu Inspekcja nie zajęła jednoznacznego stanowiska, ale zapowiedziała dalsze analizy tego problemu.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 z dnia 10.08.2025 r.
Zwolnienie na badania dla pracownika z niepełnosprawnością
W swoim stanowisku GIP wyjaśnił, że płatne zwolnienie od pracy na badania dla pracownika z niepełnosprawnością przysługuje na wszystkie badania specjalistyczne, a nie tylko te bezpośrednio związane ze schorzeniem powodującym niepełnosprawność. Prawo do zwolnienia można udokumentować za pomocą różnych dokumentów, takich jak skierowanie, oświadczenie pracownika czy zaświadczenie z placówki medycznej o wyznaczonym terminie wizyty.
Źródło: Aktualności Kadrowe (wydawnictwo WIP) nr 265 z lipca 2024 r.
ZFŚS, składki ZUS, potrącenia
Karty przedpłacone a składki na ubezpieczenia społeczne
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 14 lutego 2025 r. wyjaśnił, że wartość kart przedpłaconych przekazanych pracownikom nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia, pod warunkiem że świadczenie to nie jest przychodem ze stosunku pracy do celów podatkowych. Jeśli karta jest formą prezentu, nie jest związana z wynikami pracy ani nie stanowi świadczenia wzajemnego, to jej wartość jest zwolniona z oskładkowania. Kluczowa jest kwalifikacja podatkowa danego świadczenia.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia nr 70 (6487) z dnia 10.04.2025 r.
Brak możliwości wyłączenia emerytów z ZFŚS
W dwóch stanowiskach – MRPiPS z 10 października 2024 r. oraz GIP z 22 listopada 2024 r. (znak UNP:GIP-24-293872) – urzędy zgodnie potwierdziły, że pracodawca nie może wyłączyć emerytów i rencistów (byłych pracowników) z kręgu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Prawo do korzystania z Funduszu przez tę grupę wynika wprost z ustawy, a jedynym kryterium przyznawania świadczeń musi być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej, a nie jej status.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace nr 241 (6406) z dnia 12.12.2024 r.
Świadczenia świąteczne z ZFŚS jako przychód pracownika
Ministerstwo Finansów w stanowisku z 14 listopada 2024 r. wyjaśniło, że świadczenia świąteczne finansowane z ZFŚS nie są darowizną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Stanowią one przychód pracownika ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia z podatku dochodowego do limitu 1000 zł rocznie, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zwolnienie nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków wymiennych na towary lub usługi.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 24 (618) z dnia 10.12.2024 r.
Potrącenia z wynagrodzenia przy dwóch wypłatach w miesiącu
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 9 stycznia 2025 r. orzekł, że w sytuacji, gdy pracownik w jednym miesiącu otrzymuje dwie wypłaty – jedną za miesiąc poprzedni i drugą – za bieżący, do każdej z nich należy oddzielnie zastosować przepisy o potrąceniach. Oznacza to, że zarówno granicę potrącenia (np. 1/2 wynagrodzenia), jak i kwotę wolną od potrąceń należy ustalić dla każdej wypłaty z osobna.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 3 (621) z dnia 1.02.2025 r.
Brak możliwości potrąceń komorniczych z wynagrodzenia zmarłego pracownika
Ministerstwo Sprawiedliwości w stanowisku z 16 kwietnia 2025 r. stwierdziło, że z wynagrodzenia po zmarłym pracowniku, które jest wypłacane uprawnionym członkom rodziny jako prawo majątkowe, nie można dokonywać potrąceń komorniczych. Zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego, w chwili śmierci dłużnika postępowanie egzekucyjne ulega z urzędu zawieszeniu. Oznacza to, że pracodawca nie może realizować zajęcia komorniczego z takiej wypłaty.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 9 (627) z dnia 1.05.2025 r.
Wakacje składkowe a praca na rzecz byłego pracodawcy
ZUS w stanowisku z 24 września 2024 r. stwierdził, że przedsiębiorca nie może skorzystać z „wakacji składkowych”, jeśli w okresie od 1 stycznia 2023 r. do dnia złożenia wniosku wykonywał działalność gospodarczą na rzecz swojego byłego pracodawcy, a zakres tych czynności był taki sam jak na umowie o pracę. Nie ma znaczenia fakt, że współpraca z byłym pracodawcą miała miejsce wiele lat po założeniu firmy, ani to, że przedsiębiorca świadczył usługi również dla innych podmiotów.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (614) z dnia 10.10.2024 roku
Sposób liczenia limitu ubezpieczonych przy wakacjach składkowych
ZUS w stanowisku z 20 sierpnia 2024 r. wyjaśnił, że przy ustalaniu limitu ubezpieczonych uprawniającego do „wakacji składkowych” (do 10 osób) należy zsumować wszystkie osoby zgłoszone do ubezpieczeń w ciągu całego miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. Nie bada się stanu zatrudnienia w każdym dniu miesiąca. Jeśli w danym miesiącu przez firmę „przewinęło się” łącznie 11 osób (nawet jeśli w żadnym dniu nie było ich więcej niż 10), warunek nie zostanie spełniony.
Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 17 (611) z dnia 1.09.2024 r.
