Składniki zmienne za okresy miesięczne wlicza się do podstawy w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (niezależnie od tego za jaki okres one przysługują). Podobnie jest ze składnikami zmiennymi należnymi za okresy dłuższe niż miesiąc (np. z premiami kwartalnymi), tyle że uwzględnia się je w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia uprawnienia do ekwiwalentu.
Do zmiennych składników miesięcznych należy zaliczyć m.in. wypłacane co miesiąc premie uzależnione od efektów pracy, prowizję, dodatki stażowe i funkcyjne czy normalne wynagrodzenie za nadgodziny, zaś np. premie kwartalne, półroczne roczne oraz dodatki za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczeń średniotygodniowych przy okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc kwalifikujemy jako elementy płacy za okresy dłuższe niż miesiąc.
Czasami pracodawcy zastanawiają się, czy w podstawie ekwiwalentu można uwzględniać miesięczne składniki zmienne z okresu 12 miesięcy, jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom? Odpowiedź brzmi: nie. Przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego taką możliwość przewiduje wszakże tylko w odniesieniu do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 16 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 23/12), w którym czytamy:
„(…) Przepis § 8 ust. 1 (dla wynagrodzenia urlopowego) odpowiada wprawdzie treści § 16 ust. 1 rozporządzenia (dla ekwiwalentu), ale jedynie w przypadku § 8 w ust. 2 wprowadzono zapis, że w razie znacznych wahań wynagrodzeń można okres ustalania składników wydłużyć do 12 miesięcy. Możliwości takiej nie przewiduje § 16 rozporządzenia odnoszący się do ustalania ekwiwalentu, choć rozporządzenie nowelizowano wielokrotnie. Tylko wówczas, gdy pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe, niż jeden miesiąc, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, składniki te uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W praktyce przepis ten ma zastosowanie głównie do premii otrzymywanych za okresy roczne, półroczne czy kwartalne. (…)”.
Podkreślmy, że w ocenie autora, jeśli dany składnik należny za okres dłuższy niż miesiąc (np. premia kwartalna lub roczna) wypłacony był tylko za część roku (np. z powodu rozwiązania umowy o pracę po zaledwie kilku miesiącach zatrudnienia), wówczas ustalając finalną kwotę podstawy ekwiwalentowej należy podzielić go przez faktyczną liczbę miesięcy, za które przysługiwał.
W piśmiennictwie można spotkać się z poglądem, że składniki za okresy dłuższe niż miesiąc powinno dzielić się przez liczbę miesięcy faktycznie przepracowanych bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (nawet jeśli np. dany element płacy należny za okresy dłuższe niż miesiąc był wypłacony tylko za część z przepracowanych miesięcy). Pogląd ten należy jednak uznać za błędny, gdyż jego stosowanie zaniżałoby podstawę ekwiwalentu.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik zatrudniony był w podstawowym systemie czasu pracy w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 maja 2024 r. za wynagrodzeniem określonym w stałej miesięcznej kwocie wynoszącej 4.400 zł. W kwietniu wypłacono mu regulaminową premię kwartalną (za I kwartał 2024 r.) w wysokości 1200 zł (innych składników zmiennych nie otrzymywał).
Ponieważ w ostatnim dniu pracy (31 maja) miał on niewykorzystane 40 godz. urlopu wypoczynkowego, a w I kwartale 2024 r. przepracował wszystkie dni robocze, wyliczenie należnego mu ekwiwalentu urlopowego powinno wyglądać następująco:
- 400 zł + (1200 zł : 3 miesiące) = 4.800 zł;
- 800 zł : 20,92 = 229,45 zł;
- 229,45 zł : 8 godz. = 28,68 zł;
- 28,68 zł x 40 godz. = 1.147,20 zł.
