Zmiany w obszarze BHP

Nowe wymagania bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

W dniu 17 listopada 2023 r. weszła w życie opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2023 r. pod poz. 2367 nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Stało się to, gdyż:

• wymagały tego zmiany technologiczne, które nastąpiły od czasu jego wydania;
• wystąpiła konieczność uaktualnienia minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe;
• analizy dotyczące obowiązujących rozwiązań doprowadziły do wniosku, że niektóre z nich były zbyt szczegółowe i rygorystyczne, a zatem należało je zmienić w taki sposób, aby umożliwiały pracodawcom pewną swobodę w organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, przy jednoczesnym zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ergonomii na stanowisku pracy.

Jak brzmią przepisy po zmianie

Istota zmian

Mocą nowelizacji w postaci rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, przesądzono o:

– zmianie definicji stanowiska pracy przez jej uaktualnienie i uporządkowanie – po modyfikacji, przez pojęcie stanowiska pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

1. 1. 1. wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
      2. krzesłem i stołem,
      3. opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem;

– uchyleniu pkt 3 w § 2 rozporządzenia, zawierającego definicję systemu komputerowego, co jest  konsekwencją modyfikacji definicji stanowiska pracy;

– dookreśleniu § 3 pkt 4 rozporządzenia przez wskazanie, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;

– uchyleniu pkt 2 w § 6 rozporządzenia, dotyczącego obowiązku przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i wynika z odrębnych przepisów;

– zmianie treści § 8 ust. 1 rozporządzenia, co jest związane z objęciem pracowników użytkujących w czasie pracy komputerowe systemy przenośne co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy profilaktyczną opieką zdrowotną;

– uzupełnieniu w § 8 ust. 2 rozporządzenia regulacji o obowiązek zapewnienia pracownikowi nie tylko okularów korygujących wzrok, lecz także szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Stosowanie szkieł kontaktowych jest często zalecane przez lekarzy podczas badań profilaktycznych, dlatego spoczywający na pracodawcy obowiązek nie powinien ograniczać się jedynie do zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych;

– nadaniu nowego brzmienia załącznikowi do rozporządzenia, który określa minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Okres przejściowy

Ustawodawca postanowił wprowadzić przepis przejściowy, który stanowi:

Pracodawcy w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe utworzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w niniejszym rozporządzeniu.

W rezultacie:

• pracodawcy zostali zobligowani do dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed 17 listopada 2023 r., do minimalnych wymagań w zakresie bhp oraz ergonomii określonych w nowelizacji;
• zasadnym jest pogląd, w myśl którego:
  • sześciomiesięczny termin dotyczy wyłącznie stanowisk pracy, które zostały utworzone przed 17 listopada 2023 r., co oznacza, że stanowiska pracy, które zostaną utworzone od tej daty nie korzystają z półrocznego przywileju w zakresie dostosowania;
  • obowiązek dostosowania w ciągu sześciu miesięcy dotyczy zarówno stanowisk pracy utworzonych przed 17 listopada 2023 r., na których pracownicy świadczą pracę, jak i takich, które zostały wprawdzie urządzone (utworzone) przed wejściem w życie zmienionych regulacji, jednak pracownicy jeszcze na nich pracy nie świadczą.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy pracodawca musi zapewnić pracownikowi użytkującemu monitor ekranowy soczewki kontaktowe korygujące wzrok?

Z dniem 17 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jednocześnie istotny jest czas wykonywania pracy przez tego pracownika przed monitorem ekranowym – na podstawie definicji „pracownika” zawartej w przedmiotowym akcie wykonawczym jest to każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zatem zarówno konieczność stosowania okularów lub soczewek kontaktowych podczas pracy, jak i rodzaj zastosowanego w tym zakresie środka są uzależnione od wskazania lekarza zawartego w orzeczeniu lekarskim z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami.

Ponadto obowiązek zawarty w § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia istnieje wyłącznie w stosunku do pracownika (oraz praktykanta i stażysty), który obsługuje urządzenie z monitorem ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Szczegółowe kwestie związane ze sposobem realizacji tego obowiązku nie są uregulowane przepisami prawa – sposób ich realizacji nie został wskazany w rozporządzeniu, co oznacza, że zagadnienia związane z realizacją obowiązku zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących wzrok powinny być doprecyzowane w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych aktach pracodawcy (np. w zarządzeniu).

Jednocześnie warto pamiętać, że wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, zgodnie z art. 237^11a Kodeksu pracy pracodawca powinien konsultować z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Kto powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie podstawkę pod laptopa lub dodatkowy monitor?

W sytuacji gdy, to pracodawca zapewnia pracownikowi do pracy laptop, tablet itp. – to także pracodawca powinien zapewnić urządzenia dostosowujące ten sprzęt do wymagań ergonomii. Natomiast, w sytuacji gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój sprzęt prywatny (laptop, tablet) to sprzęt ten powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem w tej sytuacji to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań.

Z dniem 17 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wprowadzone zmiany polegają m.in. na dostosowaniu przepisów rozporządzenia do aktualnych rozwiązań technologicznych. W załączniku do rozporządzenia wskazano konkretne rozwiązania, jakie należy zastosować w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Jednocześnie do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej należy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ 1 i 2 Kodeksu pracy, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4 Kodeksu pracy, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Ponadto strony (pracownik i pracodawca) mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W związku z powyższym, w zależności od poczynionych zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej oraz w związku ze zmianą przepisów ww. rozporządzenia pracodawcy i pracownicy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy zdalnej, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania.

Źródło: PIP

Zmiany z 2019 r.

Na mocy ustawy z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, od 1 stycznia 2019 r. przewidziano m.in. zmiany w K.p. sprowadzające się do:

• zwiększenia możliwości pełnienia zadań służby BHP przez pracodawcę zatrudniającego do 50 pracowników i zakwalifikowanego do nie wyższej kategorii ryzyka niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym, z obecnego limitu 20 pracowników,
• ograniczenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach o najniższych wskaźnikach wypadkowości i warunkach środowiska pracy, w których występują najmniej szkodliwe czynniki dla zdrowia.

Szkolenia BHP

W ocenie ustawodawcy, K.p. nazbyt rygorystycznie wdrażał regulacje prawne dyrektywy Rady z dnia 12 czerwca 1989 r. w sprawie wprowadzenia środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy (89/391/EWG) w zakresie szkoleń BHP. Jego postanowienia obejmowały do końca 2018 r. wszakże wszystkich pracowników obowiązkiem odbywania szkoleń okresowych, zamiast ograniczać się jedynie – jak to jest wskazane we wspomnianej dyrektywie – do sytuacji, gdy jest to konieczne i uzasadnione. Przepis art. 237³ § 2 K.p. stanowi, że „pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie (…)”.

Z ww. dyrektywy wynika, że szkolenie powinno być powtarzane, mając na względzie charakter zagrożeń oraz efektywność samego szkolenia. Wydaje się zatem konieczne, aby regulacje kodeksowe również uwzględniały przypadki, w których pracownicy określonych grup zawodowych będą zwolnieni ze szkolenia okresowego, jeśli nie jest to wymagane ze względu na ewentualne zagrożenia czy też efektywność szkolenia.

Od 2019 r. nowe rozwiązania prawne przewidują:

• uzależnienie konieczności powtórzenia szkolenia BHP od kategorii ryzyka danej grupy działalności, określonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i skutków,
• ustanowienie reguły, w myśl której, szkolenia okresowe BHP co do zasady nie będą obowiązkowe dla pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych u pracodawcy zakwalifikowanego do grupy zawodowej, dla której określono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka (chodzi tu o grupy działalności o najniższych wskaźnikach wypadkowości i o warunkach środowiska pracy, w których występują najmniej szkodliwe czynniki dla zdrowia. Przy czym brak obowiązku odbycia szkoleń okresowych BHP przez ww. pracowników może zostać uchylony, jeśli potrzebę ich przeprowadzenie wskaże dokonana przez pracodawcę ocena ryzyka zawodowego przeprowadzana na podstawie art. 226 K.p. Przepis ten stanowi, że: zakład pracy ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.

Grupy działalności, dla których określono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka, czyli od 1 do 3 włącznie to m.in.: produkcja odzieży, produkcja komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych czy edukacja.

Powyższe nie oznacza, że pracownicy administracyjno-biurowi nie są wcale objęci obowiązkiem jakichkolwiek szkoleń i instruktaży z zakresu BHP. Należy zaznaczyć, że zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, pracownik na stanowisku administracyjno-biurowym, na którym występują warunki narażenia na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, podlega instruktażowi stanowiskowemu (dodatkowemu szkoleniu). Pracownik, który przenoszony jest na ww. stanowisko lub w przypadku wprowadzenia zmian warunków techniczno-organizacyjnych, zgodnie z ww. regulacją, jest zobowiązany odbyć instruktaż stanowiskowy. Kolejnym przykładem wskazującym, że pracownicy administracyjno-biurowi nie będą bezwzględnie wyłączeni z obowiązku odbycia szkolenia okresowego, jest fakt, że kategoria ryzyka pracodawcy, u którego są zatrudnieni, może ulec zmianie. Wynika to pośrednio z art. 30 ust. 2 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, określającego zasady ustalania kategorii ryzyka. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kategorię ryzyka, od której uzależniony jest wymóg odbycia przez pracownika szkolenia okresowego, ustala się dla grupy działalności w zależności od ryzyka określonego rzeczywistymi wskaźnikami częstości, takimi jak: poszkodowani w wypadkach przy pracy ogółem, poszkodowani przy pracy śmiertelnie i ciężko, stwierdzone choroby zawodowe, zatrudnieni w warunkach zagrożenia. Informacje w zakresie powyższych wskaźników przekazują pracodawcy do ZUS. W przypadku wystąpienia wyższych wartości ww. wskaźników w danej grupie zawodowej, skutkującego zmianą kategorii ryzyka na wyższą niż trzecia, pracownicy administracyjno-biurowi są zobowiązani odbyć szkolenie okresowe.

W przypadku, gdy rodzaj przeważającej działalności zakładu w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka, pracodawca jest zobligowany do zapewnienia szkolenia okresowego bhp omawianej grupie zawodowej pracowników, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.

Szkolenie okresowe jest wymagane również wtedy, gdy z dokonanej oceny ryzyka zawodowego wynika, że jego przeprowadzenie stało się konieczne. W takim przypadku szkolenie powinno odbyć się w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania oceny ryzyka.

Ponadto należy dodać, że cel dyrektywy dotyczący zapewnienia odpowiedniego przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, w szczególności w postaci przyswojenia informacji jest realizowany poprzez zapisy art. 237⁴ § 1 K.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac. Wskazany przepis podkreśla, że obowiązki pracodawcy w zakresie zaznajamiania pracowników z zasadami BHP są procesem powtarzalnym, a nie jednostkowym, pełniąc tym samym funkcję profilaktyczną.

Służby BHP

Zgodnie z art. 237¹¹ § 1 K.p., pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bhp, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Z kolei podmiot zatrudniający do 100 pracowników powierza wykonywanie zadań tej służby pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Do końca 2018 r., pracodawca posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp mógł sam wykonywać zadania tej służby, jeżeli:

• zatrudnia do 10 pracowników albo
• zatrudnia do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Konstrukcja ww. przepisu uniemożliwiała pracodawcy zatrudniającemu od 21 do 50 pracowników wykonywanie zadań służby bhp – nawet wtedy, gdy pracodawca spełnia wymogi kwalifikacyjne dla pełnienia tej służby. Z tego powodu ustawodawca postanowił tak znowelizować omawianą regulację, aby od 2019 r. zadania służby bhp mógł pełnić pracodawca zatrudniający do 10 pracowników albo pracodawca zatrudniający do 50 pracowników (zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka), o ile ukończył szkolenie dla pracodawców wykonujących zadania służby bhp zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zdaniem pomysłodawców takiego rozwiązania, K.p. powinien pozostawić w dyspozycji pracodawcy możliwość dokonania wyboru w zakresie wyznaczenia osoby wykonującej zadania służby bhp (tj. wyznaczyć siebie, pracownika lub pod pewnymi warunkami specjalistę spoza zakładu pracy) – mając na uwadze optymalizację organizacji pracy w zakładzie pracy oraz jak najlepsze wykonanie zadań służby bhp.

Po więcej informacji dotyczących zagadnień z zakresu BHP odsyłamy do artykułu: Najważniejsze zagadnienia z zakresu BHP

Powrót do spisu treści