Listy płac 2025 – obniżanie KUP do wysokości przychodu przy świadczeniach niepieniężnych

W praktyce mamy niekiedy do czynienia z przypadkami, w których pracownik w jednym miesiącu otrzymuje wyłącznie świadczenie niepieniężne (np. z powodu całomiesięcznej nieobecności urlopowej bądź chorobowej) albo uzyskuje niewysokie wynagrodzenie za pracę (rzędu np. 50 lub 100 zł) oraz świadczenia niepieniężne. W takich okolicznościach, zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku pracodawca ma obowiązek stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu (o ile pracownik z nich nie zrezygnował).

Jeśli w przedstawionej sytuacji przychód ze stosunku pracy (obejmujący np. pensję oraz świadczenia pozapłacowe) jest niższy niż kwota miesięcznych kosztów uzyskania przychodu (250 zł lub 300 zł), wówczas należy pamiętać o dwóch bardzo istotnych regułach dotyczących:

• obniżania wspomnianych kosztów oraz
• odpowiedniego obniżania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Dodajmy, że zryczałtowane koszty obniżać należy do kwoty przychodu ze stosunku pracy jeszcze przed pomniejszeniem go o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

Przesądza o tym brzmienie art. 32 ust. 4 ustawy o PIT, który stanowi, że w celu obliczenia dochodu należy od przychodu ze stosunku pracy odjąć w pierwszej kolejności koszty uzyskania, a dopiero następnie potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne.

Warto w tym miejscu przywołać fragment indywidualnej interpretacji KIS z 19 marca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.124.2025.2.MKA), w której czytamy:

„(…) otrzymane przez pracowników różnego rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym (w przedmiotowej sprawie o charakterze niepieniężnym), stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie bez znaczenia dla ich kwalifikacji pozostaje fakt, że zostały one wypłacone pracownikom, którzy przebywają na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i podobnej absencji, i nie uzyskują od pracodawcy innych przychodów ze stosunku pracy.

Podsumowując w przedmiotowej sprawie, w konsekwencji przekazania przez Spółkę świadczenia niepieniężnego pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i tym podobnej absencji, po stronie tych pracowników powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przy ustalaniu dochodu winni Państwo zastosować koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w wysokości jaka przysługuje pracownikowi.

Jednocześnie Spółka ma obowiązek uwzględnić koszty uzyskania przychodu do wysokości osiągniętego przychodu, jeżeli wartość przychodu w postaci świadczenia niepieniężnego jest niższa niż wysokość przysługujących pracownikowi zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wartość świadczenia niepieniężnego będzie równa lub wyższa od kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikowi, Spółka winna uwzględnić koszty uzyskania przychodów w kwocie przysługującego pracownikowi ryczałtu, wynikającego z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.(…)”.

Przykład

30-letni pracownik w maju 2025 r. z powodu urlopu bezpłatnego trwającego prawie cały miesiąc, otrzymał wynagrodzenie za pracę wynoszące jedynie 55 zł brutto.

Co miesiąc ma on do opodatkowanego i oskładkowanego przychodu doliczany pakiet medyczny w całości finansowany przez pracodawcę o wartości 130 zł.

Uwzględniając fakt, iż jest on uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) oraz kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę podatkową na poziomie 300 zł, rozliczenie jego majowej listy płac powinno wyglądać jak poniżej:

* Gdyby w rozstrzyganym przypadku jedynym przychodem pracownika w maju był pakiet medyczny, wówczas koszty uzyskania przychodu powinny być zastosowane w wysokości 130 zł.