RODO a przetwarzanie danych osobowych dla celów zfśs

Przepisy RODO mają przełożenie również na kwestie związane z zfśs, jego regulaminem oraz badaniem tzw. kryterium socjalnego czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z omawianego funduszu. Zasadnym jest więc postawienie pytania: czy pracodawca musi posiadać zgodę na pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych pracowników i innych osób uprawnionych do korzystania z zasobów zfśs?

Dane osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń zfśs na potrzeby dystrybuowania tychże świadczeń pracodawca pozyskuje:

  • na podstawie art. 8 ustawy z  4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat finansowanych ze środków przeznaczonych na działalność socjalną uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej,
  • w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

A zatem na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zfśs nie ma wymogu zbierania zgód, gdyż oba wymienione wyżej przepisy są wystarczającą podstawą do żądania podania danych i ich przetwarzania. Efektem odmowy udostępnienia danych będzie odmowa przyznania wsparcia z zfśs.

Przyznanie świadczeń o charakterze socjalnym, a także ich wysokość, uzależniona jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych kryteriów socjalnych. A zatem decyduje tu sytuacja życiowa i materialna wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe.

Skoro więc dystrybuowanie świadczeń zfśs jest uzależnione od kryterium socjalnego, to sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania ze środków wyasygnowanych na działalność socjalną wymaga każdorazowo jej określenia, czyli przetwarzania danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane, bowiem adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana, jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora danych (pracodawcy).

Od 4 maja 2019 r., wskutek nowelizacji art. 8 ustawy o zfśs:

  • udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;
  • pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs;
  • do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione obowiązane do zachowania ich w tajemnicy);
  • pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;
  • zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Pracodawca – mając na uwadze zasadę minimalizacji danych – nie ma podstaw do tego, aby zbierać dane osobowe „na przyszłość” oraz dane niepotrzebne do wypłacenia należnego świadczenia.

Zauważmy, że dane osobowe udostępnione na potrzeby rozpatrzenia wniosku pracownika o konkretną formę pomocy z zfśs powinny być przechowywane przez pracodawcę:

  • przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do przyznania ww. pomocy oraz ustalenia jej zakresu i wymiaru, a także
  • przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń.

Pracodawca powinien także dokonywać systematycznego, nie rzadziej niż raz w roku, przeglądu zebranych danych w celu ustalenia, które dane osobowe są niezbędne do ich dalszego przechowywania oraz usuwać te spośród nich, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Ważne!

W aktualnym stanie prawnym, do przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone tylko te osoby, które otrzymają pisemne upoważnienie od pracodawcy.

Poniżej wzór wspomnianego upoważnienia:

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb zfśs

Z dniem …………………. r. upoważniam Panią/Pana* ………………………………………………….

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział)

w zakresie: przetwarzania danych osobowych (rozumianego jako prawo do wglądu, wprowadzania, udostępniania, modyfikacji, archiwizacji i usuwania danych) dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie niezbędnym do przyznawania ulgowych usług i świadczeń z zfśs.

Upoważnienie dotyczy przetwarzania danych osobowych:

 

o    w systemach informatycznych*: …………………………………………………………………………………………………

(podać nazwy systemów lub programów)

 

o    w zbiorach papierowych*: …………………………………………………………………………………………………

(podać nazwy zbiorów)

Zobowiązuje się Panią/Pana* …………………………………………………………………………………………. do zachowania w tajemnicy danych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z zfśs, do których dostęp umożliwia niniejsze upoważnienie.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb zfśs traci ważność z chwilą jego cofnięcia lub ustania zatrudnienia osoby upoważnionej.

 

………..…………………………………………..

 (data i podpis osoby upoważniającej)

* skreślić niepotrzebne

 

Pracodawca musi co najmniej raz w roku sprawdzić, jakie dane przetwarza

Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania zfśs.

W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący zfśs muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.

Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg

W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o zfśs będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania zfśs zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania zfśs, jak i cele archiwizacyjne.

Odnosząc się natomiast do pracodawców działających jako podmioty prywatne, będą oni realizować jedynie obowiązki wynikające z ustawy o zfśs. Zgodnie z zasadą celowości pracodawcy mający status podmiotu prywatnego są zobowiązani dokonywać minimum raz w roku przeglądu danych osobowych oraz usuwać te dane, które dla celów związanych z prowadzeniem zfśs są zbędne.

Przetwarzanie danych osobowych rodziny pracownika korzystającego z zfśs

Czy pracodawca powinien spełnić obowiązek informacyjny wobec członków rodziny pracownika korzystającego z zakładowego zfśs świadczeń socjalnych (zfśs) w przypadku, gdy będą przetwarzane dane dotyczące jego sytuacji życiowej, rodzinnej (w tym dane członków jego rodziny)? Czy może w tym przypadku będzie miało zastosowanie zwolnienie z tego obowiązku określone w art. 14 ust. 5 lit. c. RODO?

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o zfśs zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs. Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z zfśs, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs (art. 8 ust. 1a ww. ustawy).

A jaka jest podstawa przetwarzania danych członków rodziny pracownika korzystającego z zfśs?

Zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs. A zatem podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego zfśs świadczeń socjalnych oraz ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w połączeniu z właściwym, wyżej wskazanym przepisem ustawy o zfśs.

Pracodawca nie powinien zatem pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od członków rodziny pracownika, bowiem żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego zfśs świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał.

Zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach. Administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 60). Dlatego art. 13 i 14 RODO nakładają na administratorów obowiązek informowania osób, których dane przetwarzają, o fakcie i okolicznościach przetwarzania danych. Jednocześnie jednak w ww. artykułach przewidziane zostały wyjątki od tego obowiązku.

Zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Art. 8 ustawy o zfśs określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z zfśs. Wobec tego w takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego w art. 14 ust. 5 lit. c RODO zwolnienia.

Powrót do spisu treści

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *