Jeżeli urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany zgodnie z planem lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, to powinien on zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin udzielenia urlopu uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej w ostatnim zakreślonym przez przepis dniu.
Powyższe nie dotyczy części urlopu wykorzystywanego w trybie na żądanie.
Podkreślmy, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop – nawet bez jego zgody. Stanowisko to jest prezentowane przez PIP. Przykładowo w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej www.pip.gov.pl wskazano, że:
- niestety pomimo z pozoru dość długiego okresu czasu na udzielenie zaległego urlopu, wielu pracodawców ma problem z likwidowaniem urlopowych zaległości;
- aby nie narazić się na mandat karny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł za wykroczenie polegające na nieudzieleniu pracownikowi przysługującemu mu urlopu wypoczynkowego, pracodawcy powinni skłonić pracowników do skorzystania z przysługujących im uprawnień;
- najlepiej wspólnie zaplanować dogodny dla obu stron stosunku pracy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeżeli jednak nie jest możliwe porozumienie w tym względzie, to pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.
Taki sam pogląd wyrażany jest w orzecznictwie SN, np.: w wyrokach: z 24 stycznia 2006 r. sygn. akt I PK 124/05; M.P.Pr 2006/3/119 oraz z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229.
To, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wbrew jego woli, potwierdza także odpowiedź MRPiPS z 9 listopada 2016 r. na interpelację nr 6830 w sprawie niewykorzystania zaległego urlopu (znak: K8INT6830).
Najlepiej wystosować do pracownika pismo
Gdy zbliża się wrzesień i pracownicy mają niewykorzystany urlop z zeszłego roku, zaleca się skierowanie do nich pism z informacją o liczbie „zaległych” dni urlopowych i konieczności ich wykorzystania. Poniżej przykładowy wzór takiego pisma:
Informacja o niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym z zeszłego roku
Informuję, że do chwili obecnej nie wykorzystała/nie wykorzystał* Pani/Pan* pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok…….
Na dzień sporządzenia niniejszego pisma, pozostało Pani/Panu* do wykorzystania …….. dni tego urlopu.
W związku z powyższym, jest Pani / Pan* proszona/y o złożenie wniosku o ……… dni zaległego urlopu najpóźniej do dnia ……………… r.
W razie braku złożenia wspomnianego wniosku o zaległy urlop we wskazanym powyżej terminie, pracodawca do końca III kwartału br. jednostronną decyzją wyznaczy Pani/Panu* termin wykorzystania tej części urlopu, która powinna być udzielona do 30 września br.
Ostatni dzwonek na zaległy urlop – wyjaśnienia PIP
Część pracujących nie lubi brać dni wolnych, inni gromadzą urlop na wszelki wypadek, są też tacy, którzy liczą na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane na czas wolne w razie rozstania z pracodawcą. Bywa, że jest to skutek długotrwałego zwolnienia lekarskiego czy przerwy w pracy związanej z macierzyństwem. Są także sytuacje, gdy pracodawca świadomie blokuje skorzystanie przez pracowników z prawa do przysługującego im wypoczynku.
W przypadku narastania zaległości urlopowych z poprzednich lat zatrudnieni mogą liczyć na wsparcie inspektorów pracy.
– Kumulowanie urlopu daje złudne korzyści. Po trzech latach niewykorzystany urlop przepada, bez żadnego ekwiwalentu czy rekompensaty. Ponadto biologii nie da się oszukać, każdy z nas potrzebuje odpoczynku i przerwy w pracy na zregenerowanie sił – zauważa Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy. I dodaje – Inspektorzy mogą interweniować, gdy powstają zaległości w korzystaniu z urlopów z poprzednich lat. Należy bowiem pamiętać, że niezależnie od tego, jaki jest powód powstania zaległości urlopowych, nieudzielenie przez pracodawcę zaległego urlopu do końca września stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Najbliższe tygodnie to zatem ostatni moment na wykorzystanie zaległych urlopów. Doświadczenia Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że nadal wiele osób ma takie zaległości.
– Do Państwowej Inspekcji Pracy rocznie trafia kilkaset skarg w tym zakresie. W tym roku zarejestrowaliśmy już 365 próśb o interwencję inspektora – dodaje Marcin Stanecki. – Pracodawca, który odmawia pracownikom należnych urlopów, musi się liczyć z tym, że stanie się nieatrakcyjny, załoga będzie chorować albo spadnie wydajność pracy. Tymczasem przy odrobinie dobrej woli jest możliwość zaplanowania urlopów w taki sposób, by zdolności produkcyjne zostały zachowane, a zatrudnieni mogli na urlopie zregenerować siły. W ostateczności, gdy to się nie uda, inspektor pracy ma możliwość ukarania przedsiębiorcy za niewłaściwą politykę w zakresie udzielania urlopów. Proszę jednak traktować skargę do inspekcji pracy jako ostateczność. Mamy sporo innych obowiązków związanych z zapewnieniem terminowej wypłaty wynagrodzeń czy dbaniem o bezpieczne warunki pracy. Jeśli jednak nie uda się zniwelować zaległych urlopów w drodze dialogu z pracodawcą, wówczas osoby, które mają z tym problem, mogą liczyć na wsparcie inspekcji pracy. Pracodawcy grozi w takiej sytuacji kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. pracodawca może samodzielnie wysłać osobę z zaległościami na urlop. Nawet bez jej zgody. Tymczasem pracownicy nie mają prawa do samodzielnego ustalenia, kiedy wykorzystają takie zaległości. Wynika to z wyroku Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 r., zgodnie z którym rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Może to więc stanowić podstawę do zastosowania upomnienia, nagany, a nawet rozwiązania umowy z taką osobą.
– Widać w tym przypadku nierównowagę sił – komentuje Główny Inspektor Pracy. – Z perspektywy inspekcji najlepiej by było, gdyby niwelowanie zaległości urlopowych odbywało się na drodze porozumienia stron tak, by zarówno pracodawca, jak i pracownik mogli mieć wpływ na to, kiedy to wolne zostanie wykorzystane.
Źródło: PIP
