Odpowiedzi PIP na często zadawane pytania dotyczące czasu pracy

Czy pracownikowi przysługuje dodatkowy dzień wolny za pracę w sobotę, jeżeli w dniu ustalonym jako wolny w zamian za pracę w sobotę pracownik był na zwolnieniu lekarskim ?

Zgodnie z art. 129 § 1 k.p., zasadą jest, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Jak stanowi art. 130 § 3 k.p. wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z art. 129 § 1 k.p., ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jaką jest przebywanie przez pracownika na zwolnieniu lekarskim, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym u danego pracodawcy rozkładem czasu pracy.

Wobec powyższego przebywanie przez pracownika na zwolnieniu lekarskim w dniu uzgodnionym z pracodawcą jako wolny od pracy, obniża wymiar czasu pracy pracownika,
a zatem pracodawca nie ma obowiązku ponownego udzielania dnia wolnego.

Czy pracodawca może wpisać pracownikowi nieusprawiedliwioną nieobecność w sobotę, tj. w dniu, który nie jest dla danego pracownika dniem pracy wg. rozkładu czasu pracy, biorąc pod uwagę, że byłaby to dla tej osoby praca w godzinach nadliczbowych? Czy pracodawca może nakazać pracownikowi wzięcie urlopu wypoczynkowego w tygodniu po tym wyznaczonym dniu pracy w godzinach nadliczbowych (kiedy nie doszło do świadczenia pracy), przez co miesięczna norma czasu pracy nie została spełniona?

Nieobecność nieusprawiedliwiona może mieć miejsce wtedy, gdy pracownik nie stawił się w miejscu pracy i nie wykonywał pracy w dniu, w którym był zobowiązany do jej świadczenia zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy. Z zapytania wynika, że rozkład czasu pracy został ustalony w regulaminie pracy. Zmiana regulaminu pracy może nastąpić na zasadach przewidzianych w k.p., między innymi zgodnie z art. 1043 k.p., który stanowi następująco: Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W piśmie wskazano, że pracodawca poinformował pracowników o konieczności pracy w dzień wolny od pracy, wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, na dwa dni przed przystąpieniem do pracy. Takie działanie pracodawcy wskazuje zatem na to, że praca wykonywana dnia 06.02.2021 r. stanowiła pracę w godzinach nadliczbowych, co potwierdzają również stwierdzenia zawarte we wniosku o udzielenie pisemnej porady prawnej. Mając powyższe na względzie należy uznać, że w opisanym stanie faktycznym nie występowała nieobecność nieusprawiedliwiona, lecz odmowa wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Rozróżnienie tych okoliczności jest istotne dla określenia sytuacji prawnej pracodawcy i pracownika.

Punktem wyjścia dla odpowiedzi na drugie z zadanych pytań jest ustalenie definicji pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151 k.p.:

1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
szczególnych potrzeb pracodawcy.

2. Przepisu § 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Zakaz pracy w godzinach nadliczbowych dotyczy również:

pracownic w ciąży (art. 178 § 1 k.p.);
pracowników młodocianych (art. 203 § 1 k.p.);
pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, jeśli nie wyrazili zgody na pracę w godzinach nadliczbowych (178 § 2 k.p.);
pracowników niepełnosprawnych, z wyjątkiem zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy na wniosek niepełnosprawnego lekarz, przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku, lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych (art. 15 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 426 z późn. zm.).

Art. 151³ k.p. stanowi, że pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Praca w godzinach nadliczbowych odbywa się na polecenie pracodawcy. Forma polecenia nie została określona, zatem może przybrać formę ustną lub pisemną. Istotnym jest, aby polecenie to było wyraźne. Z uwagi na przesłanki umożliwiające pracodawcy wydanie polecenia, praca w godzinach nadliczbowych winna mieć charakter wyjątkowy i nie może być planowana z wyprzedzeniem w rozkładzie czasu pracy. Pracodawca powinien jednak poinformować pracowników o konieczności wykonywania pracy ponad obowiązujący wymiar czasu pracy możliwie jak najszybciej, dając wyraz poszanowaniu zasad współżycia społecznego.

Prawo do rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych powstaje po przepracowaniu tzw. nadgodzin, na co literalnie wskazuje art. 151³ k.p. Wobec powyższego należy stwierdzić, że dnia wolnego nie udziela się pracownikom, którzy nie świadczyli pracy w godzinach nadliczbowych, bez względu na przyczynę niewykonywania pracy.

W zależności od tego, jakie były okoliczności i przyczyny niestawiennictwa, oraz jakie konsekwencje w działalności pracodawcy wywołała odmowa wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca jest uprawniony odpowiednio do zastosowania kary nagany albo kary pieniężnej (art. 108 k.p.). Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 k.p.). Naruszenie obowiązków pracowniczych może stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem (art. 32 § 1 k.p.), a jeżeli naruszenie to miało charakter ciężki, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 k.p., tzw. zwolnienie dyscyplinarne). Zasadność nałożenia kary porządkowej i rozwiązania stosunku pracy może zostać podważona przez pracownika w postępowaniu sądowym przed sądem pracy.

Należy dodać, że bieżący urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika i zgodnie z planem urlopów, jeżeli pracodawca jest zobowiązany do jego wprowadzenia. Pracodawca nie może jednostronnie decydować o terminie bieżącego urlopu pracownika oraz dowolnie zmieniać daty jego wykorzystania. Celem urlopu wypoczynkowego jest bowiem regeneracja pracownika, a nie zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania zakładu pracy.

Czy 2 dni wolnego na oddanie krwi przysługuje tylko „ozdrowieńcom”?

W związku ze zmianą przepisów, wystąpiła wątpliwość dotyczącą wolnego od pracy za oddanie krwi. Do tej pory za oddanie krwi przysługiwał 1 dzień wolnego. Dnia 26 stycznia 2021 roku weszła w życie „Ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw”, która zmieniła ustawę z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi. Zmiana dotyczy dodania art. 9a, mówiącego o wolnym za dzień w którym oddaje się krew, jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, oraz w dniu następnym. Łącznie 2 dni zwolnienia od pracy. Czy 2 dni wolnego dotyczą tylko ozdrowieńców, czy odnoszą się do wszystkich osób oddających krew i jej składniki? Czy pracodawca słusznie udzieli 2 dni wolnego za oddanie krwi przez nie-ozdrowieńca?

Zgodnie z art. 9a ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, honorowemu dawcy krwi, który oddał krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługują uprawnienia, o których mowa w art. 9, z tym że wymiar zwolnienia od pracy oraz zwolnienia od wykonywania czynności służbowych przysługuje w dniu, w którym oddał krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym. Użycie sformułowania „…w tym osocze po chorobie COVID-19…” sugeruje, że chodzi o honorowych dawców krwi nie tylko po chorobie COVID-19. Z powyższego wynika zatem, że uprawnienie nie zostało ograniczone jedynie do honorowych dawców krwi, którzy przeszli chorobę COVID-19, ale przysługuje wszystkim honorowym dawcom krwi.

Czy pracownik który oddał krew może zrezygnować z drugiego dni wolnego i świadczyć pracę?

Pracownik, który oddał krew może złożyć pracodawcy oświadczenie, iż nie zamierza korzystać z drugiego dnia wolnego i świadczyć pracę. Natomiast jeżeli pracownik złoży oświadczenie o braku zamiaru korzystania z dnia wolnego, wówczas ten dzień mu przepada.

Czy pracownikowi, który oddał krew w piątek przysługują 2 dni wolne za oddanie krwi, jeżeli pracuje od poniedziałku do piątku?

Zgodnie z art. 9a ust. 1 pkt 1 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii honorowemu dawcy krwi, który oddał krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługują m.in. zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi na zasadach określonych w odrębnych przepisach z tym, że wymiar zwolnienia od pracy oraz zwolnienia od wykonywania czynności służbowych przysługuje w dniu, w którym oddał krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym.

Jeżeli pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku i oddaje krew w piątek to w takim przypadku pracownikowi, nie przysługuje dodatkowy dzień wolny od pracy w poniedziałek, ponieważ nie jest to następny dzień.

W jaki sposób powinna być zrekompensowana praca w dniu wolnym pracownika?

Zgodnie z art. 153³ k.p., pracownikowi, które ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 k.p. (min. szczególnymi potrzebami pracodawcy) wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego. Z powyższego wynika, że za pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy – nawet jeżeli praca była wykonywana np. 6 godzin, pracownik powinien otrzymać inny dzień wolny w zamian.

Należy podkreślić, że pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy, bowiem art. 151³k.p. nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia. Gdyby jednak pracodawca nie mógł udzielić pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. został wcześniej rozwiązany stosunek pracy czy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim) i dojdzie w ten sposób do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wówczas pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia:

powiększonego o dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za pierwsze 8 godzin pracy w sobotę i nadgodziny w porze nocnej
powiększonego o dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za pozostałe godziny.

Jeżeli pracodawca wprowadził 1-miesięczny okres rozliczeniowy, to nie może rozliczać czasu pracy pracownikowi poprzez sumowanie miesięcznych okresów, gdzie w jednym okresie rozliczeniowym pracował np. po 35 godzin tygodniowo, a w drugim – po 45 godzin tygodniowo. Takie sumowanie godzin przepracowanych w poszczególnych miesiącach może być zastosowane tylko, gdy pracodawca wprowadzi przedłużony okres rozliczeniowy czasu pracy. Dzięki możliwości wprowadzenia dłuższych okresów rozliczeniowych pracodawca ma możliwość dopasowania zatrudnienia pracowników w różnych okresach do zmieniających się potrzeb. W przypadku 1-miesięcznego okresu rozliczeniowego pracodawca ma obowiązek rozliczyć czas pracy w każdym miesiącu.

Czy w przypadku pracownika zatrudnionego w wymiarze 4/5 etatu i pracującego w indywidualnym systemie czasu pracy od poniedziałku do czwartku, pracodawca powinien udzielić innego dnia wolnego za święta przypadające w dni rozkładowo wolne od pracy tj. w piątki i soboty? Czy art. 130 § 2 Kodeksu pracy, który mówi, że „każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin” nie ma zastosowania do ww. pracownika?

Zgodnie z art. 130 § 2 k.p. każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W związku z tym, jeśli dzień ustawowo wolny od pracy (święto) przypadnie np. w jedną z sobót (będącą dla pracownika dniem wolnym od pracy) pracodawca musi udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy. Stosowanie wprost takiej reguły jest możliwe w podstawowym systemie czasu pracy, gdzie 1 dzień = 8 godzinom pracy, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W rzeczywistości, aby określić prawo do wolnego czasu w zamian za święto przypadające w dzień wolny od pracy należy dokonać następujących przeliczeń: mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, obniżając wymiar czasu pracy o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

W przypadku pracowników niepełnoetatowych obowiązujący ich w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy obniża się ponadto proporcjonalnie do wymiaru etatu w jakim są zatrudnieni. Przykładowo w maju 2020 roku, gdzie do wypracowania było 160 godzin na pełen etat, dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 4/5 etatu będzie to 128 godzin. To, czy trzeba oddać pracownikowi niepełnoetatowemu dodatkowy dzień wolny za święto, które przypada w dniu wolnym z tytułu rozkładu czasu pracy, zależy od tego, jaki dany pracownik ma harmonogram czasu pracy w tygodniu oraz czy wypracowuje 128 godzin, czy więcej w miesiącu maju – wtedy przysługuje mu wolne. Zatem ustalona według powyższego wzoru pula godzin do przepracowania powinna zostać przez pracodawcę prawidłowo rozłożona, w taki sposób, aby nie została naruszona zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz aby praca nie była wykonywana w dni świąteczne.

Oznacza to, że dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, dla którego dniami pracy są poniedziałki, wtorki, środy i czwartki, te dni powinny być wolne od pracy, jeżeli przypadają w nie święta. Jeżeli jednak święto przypada w dniu, który dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy jest dniem wolnym od pracy pracodawca nie ma obowiązku wyznaczania takiemu pracownikowi dodatkowego dnia wolnego od pracy z tytułu tego święta. Obowiązek wyznaczenia pracownikowi dodatkowego dnia wolnego od pracy z tytułu święta w pełni obowiązuje jedynie w przypadku pracowników zatrudnionych przez przeciętnie pięć dni w tygodniu.

Bez znaczenia jest przy tym czy pracownicy ci świadczą pracę w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Istotne jest jedynie to czy wykonują swoją pracę przez przeciętnie pięć dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zatem w przypadku pracowników zatrudnionych przez przeciętnie pięć dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym pracodawca powinien udzielić im dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w innym terminie. Jeżeli natomiast liczba dni pracy pracownika w każdym tygodniu jest ograniczona (np. pracownicy pracują przez 1 lub 4 dni w tygodniu) nie ma potrzeby zapewniania takiemu pracownikowi innego dnia wolnego w zamian za święto przypadające w dzień wolny od pracy wynikający z jego rozkładu czasu pracy. W każdym przypadku bowiem zachowana zostanie zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy ustanowiona w art. 129 k.p. oraz odpowiednia liczba godzin wymiaru czasu pracy – ustalona zgodnie z art. 130 k.p.

Czy godziny nadliczbowe zrekompensowane czasem wolnym należy wliczać do limitu 150 godzin nadliczbowych w ciągu roku?

Zgodnie z art. 151 § 3 k.p. liczba godzin nadliczbowych przepracowanych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Do limitu 150 godzin należy wliczać wszystkie godziny nadliczbowe powstałe z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy niezależnie od formy rekompensaty, która może polegać na oddaniu pracownikowi czasu wolnego bądź wypłaceniu dodatku do wynagrodzenia. Należy pamiętać, że do limitu 150 godzin nie będą natomiast wliczane nadgodziny wynikające z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Czy pracownikowi zatrudnionemu w trakcie okresu rozliczeniowego należy udzielić dnia wolnego za święto przypadające w sobotę?

Zgodnie z art. 130 § 3 k.p. każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy należy ustalić począwszy od dnia nawiązania stosunku pracy do końca okresu rozliczeniowego. Obowiązek udzielenia takiemu pracownikowi dnia wolnego będzie uzależniony od tego, czy święto przypadające w sobotę wystąpiło w skróconym okresie rozliczeniowym, którym objęty jest pracownik. Przykładowo pracownikowi zatrudnionemu 27 grudnia 2021 roku nie będzie przysługiwał dodatkowy dzień wolny za święto przypadające w sobotę 25 grudnia, ponieważ stosunek pracy został nawiązany już po tej dacie. Gdyby jednak stosunek pracy nawiązany został np. 22 grudnia 2021 roku pracownik miałby prawo do dodatkowego dnia wolnego.

Źródło: pip.gov.pl