Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z K.p., z przepisów wykonawczych do K.p. albo z innych przepisów prawa (szerzej traktuje o tym rozdział: „Rodzaje i okoliczności zwolnień od pracy udzielanych przez pracodawcę”).
Przykładowo na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy m.in.:
- na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze strony lub świadka w postępowaniu pojednawczym;
- na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
- czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu (dotyczy to pracownika będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego);
- na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa (dotyczy to pracownika będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR”);
- na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy;
- na czas obejmujący:
- 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Za czas ww. zwolnień od pracy zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie skalkulowane zgodnie z wytycznymi zawartymi w § 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. W myśl tego przepisu, przy ustalaniu omawianego wynagrodzenia należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadł płatny okres niewykonywania pracy.
A zatem, aby obliczyć wynagrodzenie za czas zwolnień, o których mowa powyżej, powinniśmy:
- ustalić, jakie składniki płacy powinny wejść do podstawy wynagrodzenia za urlop okolicznościowy, uwzględniając w niej stałe i zmienne elementy pensji przysługujące pracownikowi w miesiącu, w którym korzystał on ze zwolnienia od pracy(pamiętając, że do podstawy wyliczeń nie wchodzą m.in. następujące składniki: wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, premie uznaniowe gdy nie mają charakteru roszczeniowego, nagrody z zakładowego funduszu nagród, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne);
- obliczyć stawkę godzinową ze stałych elementów pensji, poprzez podzielenie ich kwoty przez nominalny czas pracy z miesiąca, w którym wystąpiło zwolnienie od pracy;
- skalkulować stawkę godzinową ze zmiennych składników płacy, poprzez podzielenie ich sumy wypłaconej w miesiącu, w którym wystąpiło zwolnienie od pracy, przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez podwładnego;
- zsumować stałą i zmienną stawkę godzinową;
- wyznaczyć kwotę wynagrodzenia za zwolnienie od pracy, poprzez pomnożenie wyliczonej stawki godzinowej przez liczbę godzin, w czasie których pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy.
W praktyce pracodawcy często nie wyodrębniają wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy ze stałych elementów pensji. W takiej sytuacji w miesiącu korzystania z ww. zwolnienia pracownikowi wypłaca się stałą miesięczną pensję w pełnej wysokości (oczywiście o ile nie wystąpiły nieobecności skutkujące koniecznością pomniejszenia stałej pensji, np. urlop bezpłatny lub choroba).
Kalkulator Osobisty Ekspert – Jak obliczać wynagrodzenie za urlop okolicznościowy / zwolnienie od pracy
| Stanowisko GIP z 2 lipca 2010 r. w sprawie zasad ustalania wynagrodzenia za tzw. urlop okolicznościowy (znak pisma: GPP-110-4560-38-1/10/PE/RP) |
|
„(…) stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się w wynagrodzeniu za czas urlopu okolicznościowego w wysokości należnej pracownikowi za miesiąc, w którym urlop okolicznościowy miał miejsce (…) składniki zmienne przyjmuje się z miesiąca wystąpienia nieobecności. W sytuacji, gdy w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego zmienne składniki wynagrodzenia nie wystąpiły, wynagrodzenie za ten urlop oblicza się tylko ze składników stałych (…)”.
|
Przykład
29-letni mieszkaniec powiatu bełchatowskiego, zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy (praca od pon. do pt. po 8 godzin ). W czerwcu 2024 r.:
- urodziło mu się dziecko i z tej przyczyny korzystał przez 2 dni z urlopu okolicznościowego (przez resztę miesiąca świadczył pracę);
- przysługiwały mu: stała pensja w wysokości 5600 zł brutto, zmienna premia regulaminowa w kwocie 340 zł brutto oraz dodatki za 32 godz. pracy w porze nocnej na poziomie 169,60 zł.
W tej sytuacji, w czerwcu pracodawca powinien naliczyć mu łącznie należności na kwotę 6166,24 zł, zgodnie z wyliczeniem:
- 160 godz. czasu nominalnego do przepracowania w czerwcu – 16 godz. urlopu okolicz. = 144 godz. (liczba przepracowanych godzin w czerwcu),
- (340 zł + 169,60 zł) : 144 godz. = 3,54 zł (wynagrodzenie za godzinę pracy od składników zmiennych),
- 3,54 zł x 16 godz. = 56,64 zł (wynagrodzenie za 2 dni urlopu okolicz. obliczone od składników zmiennych),
- 5600 zł wyn. zasadniczego + 340 zł + 169,60 zł + 56,64 zł = 6166,24 zł..
Przedstawione powyżej reguły należy stosować także w przypadku kalkulowania wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie ww. absencji pracownik zachowuje prawo do należności w wysokości połowy wynagrodzenia.
A zatem, gdyby przyjąć, że jedyną czerwcową absencją pracownika, o którym mowa w przykładzie powyżej, było 16 godz. zwolnienia od pracy na okoliczność działania siły wyższej, wówczas obliczenia powinny wyglądać jak niżej:
- 5600 zł : 160 godz. = 35 zł;
- 5600 zł – (35 zł x 16 godz.) = 5040 zł (wyn. zas. za pracę);
- (35 zł x 16 godz.) x 50% = 280 zł (wyn. za zwolnienie od pracy ze składników stałych);
- (3,54 zł x 16 godz.) x 50% = 28,32 zł (wyn. za zwolnienie od pracy ze składników zmiennych);
- 5040 zł + 280 zł + 28,32 zł + 340 zł + 169,60 zł = 5857,92 zł (należności ogółem za czerwiec).
