Rozliczanie umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracownikiem

Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem, należy przede wszystkim przestrzegać tego, aby:

  • dotyczyła ona innych rodzajowo prac niż te, które zatrudniony wykonuje w ramach stosunku pracy;
  • zobowiązania wynikające z umowy cywilnej nie zawierały istotnych cech stosunku pracy, w szczególności podporządkowania kierownictwu podmiotu zatrudniającego.

Czynności podejmowane w ramach zlecenia nie mogą w żadnym stopniu pokrywać się z pracowniczym zakresem obowiązków służbowych. Innymi słowy, zadania realizowane przy okazji umowy zlecenia podpisanej dodatkowo z własnym pracownikiem muszą być zupełnie inne niż zadania podejmowane na podstawie umowy o pracę.

Zwróćmy uwagę, że Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 17 sierpnia 2006 r. (sygn. akt III APA 24/06) oznajmił, że świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy pracowników, na podstawie kolejnej umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych. Zawieranie takich umów stanowi obejście przepisów o czasie pracy, przy czym nie ma tu znaczenia wola pracownika i pracodawcy. Praca nadliczbowa jest możliwa jedynie wówczas, gdy wprost dopuszczają ją przepisy ustawy, i to w granicach ustalonych tymi przepisami.

Podobny pogląd wyraził Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 21 października 1994 r. (sygn. akt III AUR 865/94), stwierdzając, że świadczenie tej samej rodzajowo pracy co określona w umowie o pracę, poza normalnym czasem pracy pracowników na podstawie umów zleceń, jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych, nawet gdyby pracownicy – według niezweryfikowanych twierdzeń pracodawcy – nie byli zainteresowani pracą w godzinach nadliczbowych.

To samo tyczy się umów o dzieło. Jak skonstatował Sąd Najwyższy w wyroku z 18 grudnia 2014 r. (sygn. akt III UK 69/14), pracodawca może zawierać z zatrudnionym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie w zakresie obowiązków lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem obowiązków pracowniczych. W przeciwnym razie umowa cywilnoprawna na wykonywanie w istocie rzeczy tych samych obowiązków pracowniczych jest sprzeczna z prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia przepisów tych działów prawa, przeto jest nieważna w taki sposób, że w miejsce nieważnych postanowień umowy cywilnoprawnej wchodzą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 300 K.p.), z konsekwencjami wynikającymi z imperatywnych norm prawa ubezpieczeń społecznych. Pracownik świadczący te same prace objęte treścią stosunku pracy na podstawie zawartej z zatrudniającym go pracodawcą umowy „o dzieło”, na wykonywanie takich samych obowiązków pracowniczych, zachowuje już z mocy przepisów prawa pracy wyłącznie status pracownika, którego nie łączy ze statusem strony nieważnej (sprzecznej z prawem pracy) umowy cywilnoprawnej.

Rozliczenie wynagrodzenia przysługującego pracownikowi z tytułu umowy o pracę oraz z tytułu zawartej z własnym pracodawcą np. umowy zlecenia nie jest wcale takie proste jakby mogło się wydawać. W takich okolicznościach trzeba przestrzegać następujących reguł:

  • w zakresie naliczeń składek ZUS: wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014 oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);
  • w zakresie naliczeń zaliczki podatkowej: oblicza się ją osobno od przychodów ze stosunku pracy i oddzielnie z umowy zlecenia, co oznacza to, że składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia uzyskanego w ramach umowy o pracę pomniejszają dochód do opodatkowania z umowy o pracę, zaś składki na ww. ubezpieczenia naliczone od umowy zlecenia – przychód z tej umowy, zaś – w stanie prawnym obowiązującym do końca 2021 r. – składka zdrowotna obliczona od przychodu z umowy o pracę (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy) zmniejsza wyłącznie zaliczkę podatkową skalkulowaną od dochodu ze stosunku pracy, a składka zdrowotna od umowy zlecenia – jedynie zaliczkę na podatek skalkulowaną od dochodu ze zlecenia (od 2022 r. brak jest możliwości odliczania składki zdrowotnej od podatku).

Warto tu jeszcze zwrócić uwagę na obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na konieczność odrębnego wyliczania podatku od umowy o pracę i umowy zlecenia, ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do poziomu podatku należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów (czyli składkę zdrowotną od zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej od zlecenia i analogicznie robimy przy umowie o pracę). Oczywiście należy tu pamiętać o nowej regule przewidzianej od 1 stycznia 2022 r. nakazującej obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek skalkulowanej według zasad z 31 grudnia 2021 r.

Ważne!
Rozliczając od 2022 r. umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia lub umowę o dzieło) zawartą z własnym pracownikiem należy pamiętać, iż:

  • nie można odliczać składki zdrowotnej ani od zaliczki podatkowej z umowy o pracę ani od podatku z umowy cywilnej,
  • ulgą dla tzw. klasy średniej objęte mogą być tylko podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych przychody z umowy o pracę,
  • podobnie jak dotychczas – wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną i zaliczkę podatkową, to oblicza się je odrębnie od przychodów z umowy o pracę i oddzielnie z umowy zlecenia.

Przykład – rozliczanie umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem

Spółka z o.o. z Katowic zawarła na okres od 1 do 31 stycznia 2022 r. umowę zlecenia z własnym 35-letnim pracownikiem, który:

  • zrezygnował z uczestniczenia w PPK i ze stosowania względem niego rozporządzenia z 7 stycznia 2022 r. (składając w tej sprawie pisemny wniosek),
  • nie złożył przy zatrudnianiu druk PIT-2,
  • uprawniony jest do zryczałtowanych kosztów pracowniczych w kwocie 250 zł oraz – w ramach umowy zlecenia – do 20-procentowych kosztów uzyskania przychodu, 
  • z ostatnim dniem stycznia 2022 r. otrzymał zarówno pensję z umowy o pracę (6.500 zł brutto) jak i wynagrodzenie ze wspomnianej umowy cywilnoprawnej w kwocie 2.200 zł brutto.

Uwzględniając przedstawione informacje, rozliczenie styczniowych należności (z uwzględnieniem rozwiązań przewidzianych w Polskim Ładzie) powinno w analizowanym przypadku wyglądać następująco:

1 wynagrodzenie brutto ogółem: 6.500 zł + 2.200 zł 8.700,00 zł
2 podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:
6.500 zł + 2.200 zł
8.700,00 zł
3 składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez
pracownika:
8.700,00 zł x 9,76% + 8.700,00 zł x 1,5% + 8.700,00 zł x 2,45%
1.192,77 zł
4 podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne
do wykazania w raporcie ZUS RCA za 01/2022: 8.700,00 zł – 1.192,77 zł
7.507,23 zł
5 składka zdrowotna z umowy o pracę do pobrania:


6.500 zł – (6.500 zł x 9,76% + 6.500 zł x 1,5% + 6.500 zł x 2,45%) = 6.500 zł – 891,15 zł (składki społeczne od umowy o pracę fin. przez pracownika) = 5.608,85 zł; 5.608,85 zł x 9% = 504,80 zł

504,80 zł
6 składka zdrowotna z umowy zlecenia do pobrania:


2.200 zł – (2.200 zł x 9,76% + 2.200 zł x 1,5% + 2.200 zł x 2,45%) = 2.200 zł – 301,62 zł (składki społeczne od umowy zlecenia fin. przez zatrudnionego) = 1.898,38 zł; 1.898,38 zł x 9% = 170,85 zł

170,85 zł
7 kwota ulgi dla tzw. klasy średniej:

(6.500 zł  × 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17 = 315,88 zł

315,88 zł
8 zaliczka na podatek dochodowy do przekazania na rachunek urzędu skarbowego z tytułu stosunku pracy:

 

6.500 zł – 250 zł – 891,15 zł składki społeczne fin. przez pracownika (z kwoty 6.500 zł) – 315,88 zł (ulga) = 5.042,97 zł,

po zaokrągleniu 5.043 zł,

(5.043 zł x 17%) = 857,31 zł,

po zaokrągleniu 857 zł

 

857 zł
8 zaliczka na podatek dochodowy do przekazania na rachunek urzędu skarbowego z tytułu umowy zlecenia:

 (2.200 zł – 301,62 zł tytułem składek społecznych od umowy zlecenia fin. przez zatrudnionego) x 20% = 379,68 zł (koszty uzyskania przychodu),

2.200 zł – 379,68 zł – 301,62 zł (składki społeczne od umowy o zlecenia fin. przez zatrudnionego) = 1.518,70 zł, po zaokrągleniu 1.519 zł,

1.519 zł x 17% = 258,23 zł,

po zaokrągleniu 258 zł

258 zł
9 kwota netto:

8.700,00 zł – 1.192,77 zł – 504,80 zł – 170,85 zł – 857 zł – 258 zł

5.716,58 zł

Powrót do spisu treści

Skomentuj artykuł

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *