Polecenie pracy zdalnej

Na mocy art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (zwanej dalej specustawą), pracodawca przeciwdziałając koronawirusowi może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Zanim zaczął obowiązywać wspomniany przepis (czyli przed 8 marca 2020 r.) PIP na swej stronie internetowej www.pip.gov.pl wyjaśnił, że jeśli pracodawca uzyskał informacje, że pracownik przebywał w strefie gdzie mógł zostać zarażony koronawirusem, ma prawo zaproponować świadczenie pracy zdalnej. Warunki wypełniania zadań służbowych w domu powinny zostać uzgodnione w porozumieniu stron stosunku pracy. Nie mogą one naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy np. norm czasu pracy.

Przywołana na wstępie regulacja uprościła procedurę w zakresie świadczenia przez podwładnego pracy zdalnej, nadając pracodawcy uprawnienie do wydania wiążącego polecenia wykonywania takiej pracy przez wskazany okres (bez stawiania żadnych dodatkowych wymagań ani warunków).

Od 24 czerwca 2020 r., mocą ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 1086), do porządku prawnego wprowadzono rozwiązania mające na celu określenie zasad wykonywania pracy zdalnej. Doprecyzowują one, że:

wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy (w szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych);
narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;
przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania;
pracownik sporządza ww. ewidencję w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa powyżej;
pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna na dłużej

Na mocy art. 4 pkt 1 ustawy z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 1423), pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej nie tylko w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, lecz również w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Wejście w życie przywołanej regulacji to 5 września 2020 r.

Co ważne, MRPiPS zapowiedziało nowelizację Kodeksu pracy, wskutek której świadczenie pracy zdalnej ma być możliwe również po upływie okresu obowiązywania rozwiązań zapisanych w tzw. specustawie. Aktualnie rozwiązania prawne w tym zakresie są konsultowane, tak aby zostały one zaakceptowane zarówno przez stronę społeczną – związki zawodowe oraz organizacje pracodawców.

Sprawdź: Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną w trakcie kwarantanny lub izolacji.

Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe a praca zdalna

Pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie w pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe. Wiąże się to jednak z większym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych oraz związaną z nim koniecznością ich odpowiedniego zabezpieczenia – wyjaśnia UODO.

W obowiązującym obecnie w Polsce stanie epidemii od pracodawców wymaga się zorganizowania pracy w taki sposób, aby ograniczyć osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, w szczególności – gdy jest to możliwe – poprzez polecenie im wykonywania pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ustawy z 20 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Wobec pojawiających się w związku z tym pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, UODO przedstawia podstawowe zasady, którymi należy się w takiej sytuacji kierować.

Pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzania danych, w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Odnosi się to zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.

Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrzne polityki oraz inne procedury przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę. Na pracownikach spoczywa również ogólny obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy w zakresie ochrony danych osobowych.

Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

O ile Kodeks pracy wprost reguluje niektóre kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w ramach wykonywania telepracy, to żadne przepisy szczególne nie określają odrębnych wymogów ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej. Dlatego pracodawca, kierując
do niej pracownika, musi zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami RODO dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne tak, aby pracownicy mieli wystarczającą świadomość i narzędzia umożliwiające im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

Pomocne dla pracodawców mogą być wcześniej opublikowane przez UODO materiały informacyjne: Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej

Pracodawca, decydując się na umożliwienie pracownikom korzystania podczas pracy zdalnej z dokumentacji papierowej, musi podjąć działania mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych.

Pracodawca musi ocenić niezbędność wykorzystywania dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej, biorąc pod uwagę charakter danych, cele dla których są przetwarzane oraz dostępne środki.

Należy przede wszystkim ocenić, czy do wykonania swojej pracy niezbędny jest dostęp do danych osobowych, czy też jest możliwe skorzystanie z dokumentów zanonimizowanych.

Praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:

wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie żadnego z ww. rozwiązań, warto zastanowić się nad pracą na kopiach niezbędnych dokumentów. Minimalizuje to ryzyko naruszenia integralności danych oraz utraty ich dostępności. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi chronić dane zawarte w takich dokumentach, tak samo jak w dokumentacji oryginalnej.

Pracodawca, decydując o możliwości wykorzystywania przez pracowników dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej musi:

zapewnić ewidencjonowanie wydanych pracownikom dokumentów zawierających dane osobowe;
zapewnić, że udostępnione dokumenty będą przechowywane przez pracownika przez okres niezbędny do wykonania określonego zadania podczas pracy zdalnej (ograniczenie przechowywania);
ograniczyć liczbę dokumentów wynoszonych z siedziby administratora do tego, co niezbędne w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych przez pracownika w ramach pracy zdalnej;
zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych podczas wynoszenia dokumentacji (np. wynoszenie dokumentów w zabezpieczonej aktówce, przenoszenie dokumentów np. w taki sposób, aby były niewidocznie dla osób trzecich);
zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych w miejscu wykonywania pracy zdalnej (np. przechowywanie dokumentów w zamykanych na klucz szufladach biurka lub szafach, przestrzeganie zasady czystego biurka, zabezpieczenie dokumentów przed wglądem nieuprawnionych osób trzecich, m.in. członków rodziny);
zapewnić, że pracownik będzie wykorzystywał pozyskane dane osobowe wyłącznie w tym celu, w jakim byłyby wykorzystywane w siedzibie zakładu pracy;
określić procedurę związaną z niszczeniem dokumentów (zakaz wyrzucania dokumentów do kosza w domu. Jeżeli pracownik nie posiada w domu niszczarki, powinien dokumenty przechowania w bezpieczny sposób, a po zakończeniu pracy zdalnej zniszczyć je w biurze);
zapewnić, że pracownik będzie zgłaszał pracodawcy każdy incydent bezpieczeństwa zgodnie z procedura postępowania w sprawie naruszeń ochrony danych, tak aby administrator mógł się wywiązać z obowiązku nałożonego na mocy art. 33 ust. 1 RODO.

Źródło: UODO

Resort pracy na swej stronie internetowej www.gov.pl/web/rodzina opublikował odpowiedzi na pytania dotyczące możliwości polecenia pracownikowi wykonania tzw. pracy zdalnej, których treść prezentujemy poniżej:

Powrót do spisu treści